Total Cost of Ownership (TCO) für PIM – wie sich Gesamtkosten zusammensetzen

Die Implementierung eines Product Information Management (PIM)-Systems ist ein wichtiger Meilenstein für Unternehmen, die ihr Produktdatenmanagement auf verschiedenen Plattformen optimieren wollen. Dazu müssen sie jedoch den Total Cost of Ownership (TCO) verstehen – eine Berechnungsmethode, die die Gesamtbetriebskosten mit den sichtbaren sowie den versteckten Kosten aufzeigt. Dieser Blog erklärt die komplizierten Details rund um den TCO und nimmt die unterschiedlichen Ausgaben unter die Lupe, die auf Unternehmen zukommen können. Außerdem zeigt er auf, warum es so wichtig ist, diese Kosten im Blick zu haben, um das volle Potenzial der Investition in PIM auszuschöpfen.

Was ist ein PIM?

Product Information Management (PIM)-Systeme sind für Unternehmen wichtig, die ihre Produktdaten effizient verwalten und auf verschiedenen Kanälen verteilen möchten. Sie tragen durch die Zentralisierung von Produktinformationen dazu bei, akkurate und konsistente Daten zu gewährleisten, und verbessern so das Kundenerlebnis und die operative Effizienz. Wenn Sie überlegen, ein PIM-System einzuführen, sollten Sie die finanziellen Auswirkungen anhand wichtiger Geschäftskennzahlen wie der Gesamtbetriebskosten (TCO) und des Return on Investment (ROI) verstehen.

Was sind die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership - TCO)?

Die TCO-Analyse ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen. Sie hilft, den Return on Investment (ROI) und den Return on Time Invest (ROTI) einzuschätzen, und ermöglicht es Unternehmen, sämtliche Kosten und Vorteile ihrer Investitionen über einen längeren Zeitraum zu analysieren.

Die wichtigste Frage, die sich beim Kauf eines PIM-Systems stellt, ist natürlich: Wie viel kostet es? Viele PIM-Anbieter haben jedoch keine transparente Preispolitik und verschweigen auf ihren Websites oft die wahren Kosten ihrer Lösungen. Da Unternehmen nur selten neue Software kaufen, benötigen Entscheidungsträger häufig Hilfe bei der genauen Ermittlung der Gesamtkosten für PIM, einschließlich der versteckten Kosten.

Das führt uns zum TCO. Dabei handelt es sich um ein Berechnungskonzept, das den anfänglichen Preis sowie alle laufenden Ausgaben im Zusammenhang mit der Anschaffung, Implementierung und Wartung des PIM-Systems über seinen gesamten Lebenszyklus umfasst. Der TCO wird normalerweise aus einer langfristigen Perspektive analysiert, z. B. über drei oder fünf Jahre. So lassen sich die anfänglichen Implementierungskosten den laufenden Kosten für die Beschaffung und den Betrieb der Technologie während dieses Zeitraums umfassend gegenüberstellen.

Für Unternehmen ist es wichtig, den TCO zu kennen, um fundierte und kosteneffiziente Entscheidungen zu treffen.

Aufschlüsselung der PIM-Kosten: Investitionen für eine optimale Rendite

Wenn Unternehmen die Gesamtbetriebskosten (TCO) kennen, lassen sich die finanziellen Auswirkungen größerer PIM-Investitionen besser abschätzen. In der Regel können die Betriebskosten, die nicht im anfänglichen Budget enthalten sind, je nach Plattformtyp über einen Zeitraum von 3–5 Jahren 40–60 % des TCO ausmachen. Oft tauchen diese zusätzlichen Kosten schon früh im Projekt auf. Dies zeigt, wie wichtig es ist, diese Kosten von Anfang an einzuplanen, um unerwartete Budgetprobleme zu vermeiden.

Ebenso wichtig ist es, die kritischen Faktoren zu kennen, die vor der Investition in ein PIM-System zu berücksichtigen sind. Wenn Sie wissen, welche Aspekte die endgültige Wahl eines PIM-Systems beeinflussen sollten, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Investition und somit auch einer erfolgreichen Implementierung.

Bevor Unternehmen eine endgültige Entscheidung treffen, ist Folgendes zu berücksichtigen:

• Art des Unternehmens: Die Größe, Struktur und der Umfang der operativen Prozesse eines Unternehmens haben einen erheblichen Einfluss auf die PIM-Anforderungen und die damit verbundenen Kosten. Größere Unternehmen haben möglicherweise höhere Kosten aufgrund komplexerer Anforderungen, während kleineren Unternehmen vielleicht eine schlankere Lösung ausreicht.
• Geschäftsbereich: Die Besonderheiten einer Branche oder eines Geschäftsbereichs können die PIM-Implementierung besonders komplex und umfangreich machen, was sich auf die Gesamtkosten auswirkt. Branchen mit mehr gesetzlichen Vorschriften oder vielfältigen Produktlinien müssen unter Umständen mit größeren Herausforderungen und höheren Kosten bei der Implementierung rechnen.
• Content-Arten: Die Vielfalt der von einem PIM-System verwalteten Inhalte, wie Bilder, Videos und umfassender Produktbeschreibungen, bestimmt, wie komplex eine PIM-Lösung sein muss, und wirkt sich auf die Kosten aus. Komplexere Content-Arten erfordern erweiterte Funktionen, die Mehrkosten für das System mit sich bringen können.
• Anzahl von SKUs: Die Menge der vom Unternehmen angebotenen Produkte oder Services spiegelt sich oft in der Anzahl der Stock Keeping Units (SKUs) wider und wirkt sich direkt auf die Kosten für die Ersteinrichtung und die laufende Wartung eines PIM-Systems aus. Bei einer größeren Anzahl von SKUs sind normalerweise auch mehr Daten zu verwalten, was die Komplexität und die Kosten des Systems erhöht.
• Dateneingabe- und -ausgabequellen: Die Integration verschiedener Dateneingabekanäle und Ausgabemöglichkeiten macht eine PIM-Implementierung deutlich komplexer und beeinflusst die Kosten. Je größer die Anzahl und Vielfalt dieser Quellen ist, desto höher sind die potenziellen Kosten aufgrund der höheren Integrations- und Anpassungsanforderungen.
  

Was kostet ein PIM?

Im Gegensatz zu Standard-Softwarelösungen, bei denen nur eine einmalige Kauf- oder Lizenzgebühr anfällt, ist die Implementierung eines PIM-Systems mit einem Mix aus Anfangsinvestitionen und langfristigen Ausgaben verbunden. Unternehmen, die ihre Workflows rund um die Produktinformationen optimieren möchten, müssen alle potenziellen Ausgaben vor, während und nach dem Kauf einplanen.

Die Kosten rund um die Implementierung eines PIM-Systems lassen sich in zwei Hauptgruppen unterteilen:

1. Einmalige Kosten:
   
   
   1. Konzeptionskosten: Diese umfassen die anfängliche Planungs- und Entwurfsphase, in der die konkreten Bedürfnisse und Ziele des PIM-Systems definiert werden.
      
      
   2. Evaluierungskosten: Die Kosten für die Bewertung verschiedener PIM-Lösungen, um das System zu finden, das die Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllt.
      
      
   3. Einrichtungskosten: Kosten für die Konfiguration des gewählten PIM-Systems, damit es in die bestehende IT-Infrastruktur passt.
      
      
   4. Kosten für den Erwerb von Lizenzen: Die Vorabkosten für den Erwerb der erforderlichen Softwarelizenzen für das PIM-System.
      
      
   5. Implementierungskosten: Beinhaltet den Arbeits- und Ressourcenaufwand für die Integration und Implementierung des PIM-Systems in die Geschäftsprozesse.
      
      
2. Laufende Kosten:
   
   
   1. Kosten für Lizenzverlängerungen: Regelmäßige Zahlungen für aktive Softwarelizenzen.
      
      
   2. Hosting-Kosten: Gebühren für die Nutzung von Servern oder Cloud-Diensten zum Speichern der PIM-Daten.
      
      
   3. Kosten für Wartung und Support: Kosten für laufende Support- und Wartungsdienste, um den reibungslosen Betrieb des PIM-Systems zu gewährleisten.
      
      
   4. Kosten für die Weiterentwicklung: Ausgaben für Upgrades und Verbesserungen des Systems, um mit dem geschäftlichen Wachstum und technologischen Veränderungen Schritt zu halten.

Wichtige Komponenten für PIM-Investitionen identifizieren

Wenn Sie in ein PIM-System investieren, sind die verschiedenen Kostenkomponenten sorgfältig abzuwägen. Von der Softwarelizenzierung bis zu den Wartungskosten müssen Unternehmen die wichtigsten Elemente für eine erfolgreiche und kosteneffiziente PIM-Investition kennen.

• Software-Lizenzgebühren und -Abonnementkosten: Bei der Investition in ein PIM-System sind die Kosten für Software-Lizenzen und -Abonnements ein ausschlaggebender Faktor. Hier kann es je nach Anbieter und gewähltem Software-Implementierungsmodell große Unterschiede geben:
  
  • Unbefristete Lizenz: Dabei handelt es sich um eine einmalige Zahlung, die es dem Unternehmen erlaubt, die Software auf unbegrenzte Zeit zu nutzen. Sie erfordert in der Regel eine Vorabinvestition und kann jährliche Gebühren für Updates und Support beinhalten.
  • Abonnement-Modell: Dieses Modell ist bei Cloud-basierten PIM-Systemen üblich und beinhaltet laufende (monatliche oder jährliche) Zahlungen für die Nutzung der Software, den Support, die Wartung und regelmäßige Updates.

PIM-Anbieter bieten verschiedene Abo-Modelle, die auf verschiedene Unternehmensgrößen und -bedürfnisse zugeschnitten sind und bei Funktionen und Skalierbarkeit unterschiedlich gestaltet sind. Unternehmen müssen die anfänglichen Kosten und langfristigen finanziellen Auswirkungen dieser Gebühren bei der Berechnung der Gesamtbetriebskosten berücksichtigen.

• Implementierungs- und Bereitstellungskosten - SaaS vs. On-premises
  
  

  On-Premise PIM-Systeme:
  

  • Anfängliche Kosten: Für On-Premise-Systeme müssen normalerweise erhebliche Vorabinvestitionen geleistet werden. Dazu zählen der Kauf von Softwarelizenzen und Hardware (wie Server und Speicherlösungen), auf der das System läuft.
  • Installation und Einrichtung: Für diese Systeme sind oft aufwändige Einrichtungsprozesse wie eine Installation durch IT-Experten, Konfigurationen und umfangreiche Tests erforderlich, um die Kompatibilität mit bestehenden Systemen sicherzustellen.
  • Laufende Wartung: Unternehmen müssen auch die laufenden Kosten für IT-Personal, Upgrades, Energieverbrauch und Räume für die Hardware berücksichtigen. Darüber hinaus müssen sie für lokale Lösungen möglicherweise in regelmäßige Hardware-Upgrades und Erweiterungen investieren, um die wachsenden Daten- und Benutzeranforderungen zu erfüllen.
    

  Software-as-a-Service (SaaS) PIM-Systeme:

  • Abonnement-Modell: Cloud-basierte SaaS-PIM-Lösungen werden meist als Abo-Modell angeboten, das die Kosten über einen bestimmten Zeitraum verteilt und neben der Nutzung der Software auch die Wartung und regelmäßige Updates umfasst.
  • Geringere Anfangsinvestition: Üblicherweise fallen keine hohen Vorabinvestitionen für Hardware oder Softwarelizenzen an, sodass es für viele Unternehmen eine erschwinglichere Alternative ist.
  • Wartung und Upgrades: Der Service Provider verwaltet alle Aspekte rund um Wartung, Upgrades und Skalierbarkeit. Das entlastet nicht nur das IT-Team im Unternehmen, sondern sorgt auch dafür, dass das System ohne zusätzliche Kosten immer auf der neuesten Version läuft.

Unternehmen wie Contentserv bieten Cloud-basierte PIM- oder SaaS-PIM-Lösungen, die Flexibilität und Skalierbarkeit ermöglichen, ohne dass eine umfangreiche Ersteinrichtung oder laufende Wartung der Hardware erforderlich ist. Das PIM von Contentserv lässt sich schnell implementieren und einfach in bestehende E-Commerce-Ökosysteme integrieren.

• Anpassungs- und Integrationskosten
  
  Anpassungskosten

  Bei der Anpassung von PIM-Systemen werden diese an die konkreten Anforderungen und Arbeitsabläufe von Unternehmen zugeschnitten. Dabei kann es je nach Komplexität der Produktdaten und der operativen Anforderungen des Unternehmens große Unterschiede geben. Die Anpassung kann die Entwicklung einzigartiger Funktionen, Benutzeroberflächen oder Funktionen umfassen, die nicht standardmäßig verfügbar sind. So könnte ein Unternehmen beispielsweise benutzerdefinierte Module für die Verwaltung einzigartiger Produktattribute oder zur Einhaltung von Industriestandards benötigen.

  Integrationskosten
  

  Die Integration eines PIM-Systems mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP, CRM, E-Commerce-Systemen und Syndizierungsplattformen ist wichtig, damit alle Daten nahtlos in das IT-Ökosystem eines Unternehmens eingebunden werden können. Die Integration ist mit anfänglichen Einrichtungskosten und laufenden Ausgaben für die Pflege der Integrationen verbunden. So müssen beispielsweise Unternehmen oft in Middleware investieren oder APIs verwenden, um eine reibungslose Datensynchronisation zwischen dem PIM und anderen Systemen zu gewährleisten.

  Komplexe Integrationen können aufgrund des technischen Aufwands und der Notwendigkeit, Datenintegrität zwischen unterschiedlichen Systemen zu gewährleisten, hohe Kosten verursachen. Der Marketplace von Contentserv erleichtert diese Herausforderung mit seiner großen Auswahl an Integrationen und Konnektoren.

• Schulungs- und Supportgebühren
  
  Schulungskosten

  Praktische Trainings stellen sicher, dass alle Benutzer das Potenzial ihres PIM-Systems voll ausschöpfen können. Die Schulungsprogramme können von grundlegenden Benutzertrainings für alltägliche Aufgaben im PIM-System bis hin zu Weiterbildungen für Systemadministratoren reichen. Die Kosten umfassen z. B.:

  • Schulungen vor Ort
  • Erstellung von individuell angepasstem Schulungsmaterial
  • Abonnement-basierte Online-Lernmodule
    

  Die Contentserv Academy bietet ein strukturiertes und umfassendes Schulungsmodell, das auf individuelle Anforderungen zugeschnitten ist. Das Basic-Trainingsprogramm ist so konzipiert, dass es eine solide Grundlage schafft, bevor es zu komplexeren Themen übergeht und den Teilnehmern Kenntnisse zu den Contentserv-Lösungen vermittelt.

  Supportgebühren

  Die Gebühren für den laufenden Support decken die Kosten für die technische Unterstützung durch den PIM-Anbieter ab. Dieser Support stellt sicher, dass Probleme umgehend behoben werden, um Ausfallzeiten zu minimieren und Systemperformance sicherzustellen. Die Support-Vereinbarungen beinhalten den Zugang zu einer Kundensupport-Hotline, vorrangigen E-Mail-Support und regelmäßige Systemüberprüfungen. Oft gibt es einen gestaffelten Support vom Basis- bis Premiumlevel, je nachdem, wie wichtig das System für die Geschäftsprozesse ist.

  Contentserv bietet umfassenden Support über verschiedene Plattformen, um eine effektive Nutzung des Systems sicherzustellen. Dazu gehören Fachschulungen, Best Practices für die Implementierung und umfangreiche Dokumentationsressourcen, die über den Helpdesk, die Wissensdatenbank, den E-Mail-Support, die Academy und ein Netzwerk von Lösungspartnern zur Verfügung stehen.

• Wartung und laufende Betriebskosten
  
  

  Wartungskosten
  PIM-Systeme müssen regelmäßig gewartet werden, damit sie effizient und lange laufen. Dazu gehören Software-Updates, Sicherheits-Patches und gelegentliche Upgrades, um Funktionen zu verbessern oder neue geschäftliche Anforderungen zu erfüllen. Die Wartungskosten können sich erheblich summieren, vor allem bei individuell angepassten Systemen, da Updates zusätzliche Tests und Abstimmungen erfordern können.

  Betriebskosten

  Dabei handelt es sich um die täglichen Kosten, die für das PIM-System anfallen. Dazu gehören die Energiekosten für den Betrieb von Servern vor Ort, die Gebühren für Cloud-Hosting-Dienste bei cloudbasierten PIM-Systemen und die Kosten für die Datenspeicherung, vor allem bei einer wachsenden Menge an Produktinformationen. Zu den Betriebskosten gehört auch das Personal, das für die Verwaltung und den effektiven Betrieb des Systems erforderlich ist.