Ein überzeugender Business Case kann für den Erfolg der PIM-Implementierung im Unternehmen entscheidend sein. Im Gegensatz zu einem Projektvorschlag, der sich nur auf die Notwendigkeit des Projektes bezieht, konzentriert sich ein Business Case auf das „Was", „Wie" und „Wer", um die wichtigsten Stakeholder und Projektsponsoren von dessen Erfolg zu überzeugen. Seine Bedeutung sollte nicht unterschätzt werden – ein unzureichender Business Case kann dazu führen, dass ein Projekt abgelehnt oder gestrichen wird. Insbesondere wenn Aspekte aufzeigt werden, die zum Scheitern des Projekts führen könnten.
Ein Business Case muss sich daher mit den folgenden Themen eingehend befassen:
- die Ziele des Unternehmens aufzeigen und den erfolgreichen Beitrag des PIM darstellen
- potenzielle Herausforderungen aufdecken, die verhindern diese Ziele zu erreichen
- auf die Maßnahmen zur Bewältigung dieser Herausforderungen eingehen und prüfen, ob das Unternehmen ausreichend gerüstet ist
Sobald Sie davon überzeugt sind, dass Ihr Business Case die notwendige Sicherheit bietet, können Sie in den folgenden vier Schritten Ihre Argumente und Handlungsempfehlungen klar darlegen:
- Relevanz herausstellen - Hier erklären Sie, warum das Projekt überhaupt in Betracht gezogen werden sollte. Beschreiben Sie die aktuelle Situation Ihres Unternehmens und den geschäftlichen Erfolg, auf sich aus der Nutzung ergeben würde. An dieser Stelle sollten Sie auch den Hintergrund des Projekts, die Investitionskosten und deren Zusammensetzung sowie alle übergeordneten geschäftlichen Anforderungen erläutern.
- Analysieren und Auswahl vorstellen - Recherchieren und ermitteln Sie die verfügbaren alternativen Optionen und erläutern Sie Ihre Wahl. Wählen Sie dabei drei oder vier aus Anbieter aus, die Sie detailliert analysieren und aus denen Sie eine Shortliste erstellen können. Denken Sie daran, dass Business Cases in der Regel für Personen geschrieben werden, die keine detaillierten Kenntnisse über das Fachgebiet haben. Daher sollten Sie Ihre Sprache so einfach wie möglich halten.
- Alternativen bewerten - Wägen Sie die Optionen ab. Erläutern Sie dabei, wie jede einzelne Lösung das Erreichen Ihrer Geschäftsziele unterstützen kann. Berücksichtigen Sie bei der Diskussion der Alternativen deren strategischen und finanziellen Wert. Wählen Sie dann Ihre bevorzugte Lösung.
- Empfehlung anbieten - Bestätigen Sie abschließend die empfohlene Wahl und stützen Sie Ihre Argumentation durch entsprechende Unterlagen.
Wie kann ich einen Business Case für PIM erstellen?
Wie wir gesehen haben, vermittelt ein überzeugendes Szenario klar die Vorteile und das Potenzial eines vorgeschlagenen Projekts. Wenn Sie für die Einführung eines PIM-Systems plädieren, müssen Sie deutlich machen, wie Ihr Unternehmen von einer solchen Lösung profitieren kann.
Zusätzlich zu den oben beschriebenen Schritten ist es wichtig, eine gute Beziehung zu den Projektbeteiligten aufzubauen. Bei einem guten Business Case geht es nicht nur darum, ein Problem zu identifizieren und eine Lösung vorzuschlagen. Es geht vor allem auch um Kommunikation. Der Erfolg eines Projekts während der Umsetzungsphase hängt vom Aufbau und der Pflege einer Beziehung zu allen Beteiligten ab.
Diese wollen unter anderem wissen, wie der Stand des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt ist, welche Auswirkungen es auf das Unternehmen haben wird und wie sie auf auftretende Probleme reagieren können. Ehrlichkeit und Transparenz sind hierbei wichtig, wenn Sie wollen, dass Ihre Stakeholder Ihnen - und Ihrem Projekt - vertrauen. Sprechen Sie alle potenziellen Risiken und Herausforderungen offen an. Wenn Sie diese unter den Teppich kehren, untergraben Sie Ihre Argumente.
Zusätzlich empfiehlt es sich, Verweise auf relevante Branchentrends aufzugreifen, um den Kontext zu verdeutlichen. PIM wurde beispielsweise früher traditionell mit dem Handel in Verbindung gebracht. Das Internet hat zu einer vermehrten Online-Nachfrage von Konsumenten geführt, weshalb auch Industrieunternehmen vermehrt auf ein PIM-System setzen. In seinem Paper “The Rise of the Internet of Goods“ untersucht Dr. Michael Mandel, wie die Digitalisierung des Vertriebs und die explosionsartige Zunahme von E-Commerce-Fulfillment-Zentren dazu geführt haben, dass Hersteller zu einem D2C-Modell (Direct-to-Consumer) übergegangen sind.
Dort ist der Einsatz eines PIM-Systems von großem Nutzen. Und während es natürlich wichtig ist, die betrieblichen Vorteile einer PIM-Lösung zu erwähnen, muss ein Business Case die potenziellen Umsatzerfolge hervorheben. Zum einen wird ein PIM-System die Time-to-Market beschleunigen, indem es einem Unternehmen eine zentrale Ablage für alle seine Produktinformationen bietet. Darüber hinaus verkürzt es die Zeit, die Unternehmen für das Verwalten von Produktinformationen aus unterschiedlichen Quellen und Systemen aufwenden müssen. Es ermöglicht umfassende, vollständige und fehlerfreie Informationen über verschiedene Kanäle hinweg.
Es ist auch wichtig, darüber nachzudenken, wie sich ein PIM-System auf das Kundenerlebnis auswirken wird. Die Verbraucher erwarten heute eine stärkere Personalisierung ihrer Interaktionen mit Marken, z. B. Produktempfehlungen auf der Grundlage früherer Käufe. Unternehmen sollten eine PIM-Lösung wählen, die neben der Bereinigung und Umwandlung von Produktdaten auch kontextbezogene und personalisierte Kundenerlebnisse bieten kann. Dies ist in mehr als einer Hinsicht wichtig.
Und schließlich sollten Sie nicht an den Details sparen. Um den Stakeholdern ein möglichst klares Bild zu vermitteln, sollte ein Business Case explizit auf Faktoren wie die spezifischen Merkmale eines PIM, die Dauer der Implementierung und das erforderliche Change Management eingehen.
Ein PIM-System ist eine bedeutende Investition für ein Unternehmen und eine Entscheidung, die nicht leichtfertig getroffen werden sollte. Ein überzeugendes Szenario, in dem alle Überlegungen und Argumente ausführlich dargelegt werden, ist daher unerlässlich. Nur so können Sie die Entscheidungsträger davon überzeugen, dass Ihre Empfehlung die richtige ist und die erwarteten Vorteile bringt.
