Das Digital Asset Management-System (DAM) von Fill-Rite war völlig veraltet, was Markteinführungen verzögerte und zu uneinheitlichen Produktinformationen führte. Außerdem konnten digitale Assets nicht einfach so geteilt werden. Daher entschloss sich Gorman-Rupp, ein Product Information Management-System (PIM) mit DAM-Funktionen einzuführen, um das Digital Asset Management für seine Marke Fill-Rite zu verbessern. Die Produktdaten lagen zudem in vielen isolierten Excel-Tabellen über das gesamte Unternehmen verteilt vor.
Da es keine „Single Source of Truth“ gab, war es zeitaufwendig und mühsam die Daten zu bereinigen, zu validieren, freizugeben und zusammenzuführen. Viele Teams wirkten am Management der Daten innerhalb des Unternehmens mit – jedoch ohne einen klar definierten Workflow. Um die Customer Experience zu verbessern wollte Fill-Rite sein Geschäftsmodell anpassen und seine E-Commerce-Strategie ausbauen. Um bei dieser digitale Transformation erfolgreich zu sein, brauchte es jedoch ein strukturiertes System und verlässliche Produktdaten.
Anforderungen
Das Ziel von Gorman-Rupp war es, durch die Implementierung einer PIM-Lösung für Fill- Rite die Datenqualität zu verbessern und zu ermöglichen, Produktinhalte auf Marktplätze, in Angebotserstellungs- und Lagerverwaltungssystemen zu syndizieren. Fill-Rite entwickelte eine digitale Roadmap mit PIM als zentrale Säule seines digitalen Ökosystems. Die richtige Lösung würde helfen, die Dublettenprüfung zu beschleunigen, manuelle Fehler zu verringern, Produktupdates und Massenbearbeitung zu vereinfachen und sauberere, einheitliche Produktdaten zu generieren.
Wichtig war hierbei, dass Fill-Rite sich nicht länger von verteilten Quellen für seine Produktdaten abhängig machte und die Zusammenarbeit zwischen IT und Marketing intensivierte. Dazu musste eine Single Source of Truth geschaffen werden.
Die Lösung sollte Folgendes ermöglichen:
- Management von ca. 3.500 Produkten, SKUs und zugehörigen digitalen Assets
- Konsolidierung bestehender Systeme: SAP, Magento, Preissystem
- Erfassung und Verwaltung aller Attribute und Datenmodell-Strukturen in einem einzigen zentralen System
- Integration mit Publikationskanälen: ERP, E-Commerce-Websites und Print
- Datenqualitätsfeatures für zuverlässige Daten auf allen digitalen Touchpoints
- Automatisierte Erstellung und Management von Printkatalogen und Broschüren
- Bereitstellung eines Self-Service-Portals für externe Vertriebspartner mit Zugriff auf relevante Produktinhalte
Implementierung
2019, noch vor der Übernahme durch Gorman- Rupp, entschied sich Tuthill für Contentserv als bevorzugte PIM-Lösung für seine Marke Fill-Rite. Das Unternehmen hatte erkannt, wie wichtig eine PIM-Lösung für die standardisierte Pflege, Verwaltung und Verteilung aller Produktdaten auf allen Kanälen sein würde.
In der ersten Projektphase ging es vor allem darum, Produktinformationen aus verschiedensten Quellen und Datenbanken im PIM und DAM von Contentserv als zentrales System zu konsolidieren. Die Workflows wurden sorgfältig definiert, um bestehende Prozesse zu optimieren und Daten über unterschiedliche Kanäle syndizieren zu können. Ziel war es, ein zentralisiertes Repository für Produktdaten zu erstellen, das sich einfach teilen und managen lässt und so die komplexe Verwaltung einheitlicher, qualitativ hochwertiger Produktinformationen erleichtert. Durch das Zusammenführen mehrerer Datenquellen in einer Plattform erlaubt es Contentserv, Produktinformationen effizient zu managen und mit den B2B- und B2C-Kanälen auszutauschen, und so die Geschäftsabläufe von Fill-Rite zu optimieren und Wachstum zu fördern.
2023 entschied sich Gorman-Rupp/Fill-Rite die bestehende On-Premise-Installation zu einem Software as a Service (SaaS)-Modell zu migrieren, um in Zukunft mehr Skalierbarkeit, Sicherheit und Support für den langfristigen Einsatz von Contentserv sicherzustellen. Der Umstieg auf SaaS wird dazu beitragen, die Integrationsmöglichkeiten des aktuellen und zukünftigen digitalen Ökosystems von Gorman- Rupp/Fill-Rite zu verbessern. Unterstützt durch den Contentserv-Partner CSS Commerce wird die SaaS-Migration etwa acht Wochen umfassen.
Ergebnisse, die zählen
Contentserv ermöglicht es der Unternehmensgruppe, die Fehlerrate bei der Datenweitergabe für alle Kanäle erheblich zu reduzieren. Mit einer Single Source of Truth kann das Unternehmen jetzt seine Anforderungen bei E-Commerce und Distribution über alle Teams hinweg erfüllen – inklusive IT, E-Commerce, Marketing und Vertrieb. Statt Produktdaten manuell zu veröffentlichen, setzt Gorman-Rupp/Fill-Rite auf optimierte Prozesse zur Automatisierung von Produktlaunches auf seinen Kanälen und beschleunigte so seine Markteinführungszeiten. Das Unternehmen kann jetzt alle Produktdaten und zugehörigen digitalen Assets sicher und einfach mit den relevanten externen Benutzern teilen.
Gorman-Rupp/Fill-Rite erhält durch SaaS eine bessere Skalierbarkeit ohne dass nennenswerte Kosten für System-Upgrades oder Umstrukturierungen anfallen, wenn in Zukunft die Anforderungen an Leistung und Funktionalität steigen. Außerdem wird das Team zusätzliche Module, Funktionen und Integrationen mit beteiligten Systemen mit minimaler Vorlaufzeit einbinden können. Insgesamt hat Contentserv Gorman- Rupp/Fill-Rite dabei unterstützt, seine Effizienz, Skalierbarkeit und Präzision beim Product Information Management zu verbessern und so zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beigetragen.
