Während die Produkte von GRANDEL vorher schon auf sämtlichen Plattformen wirksam präsentiert werden konnten, war doch der Weg dorthin eher beschwerlich. Mit einer dezentralen Struktur wurden die Produktinformationen von über 4.000 Artikeln hauptsächlich über Excel-Listen in Kombination mit dem ERP-System gepflegt.
Hinzu kommt, dass GRANDEL 11.000 DAM-Objekte verwaltet und die Produktinhalte in 7 Sprachen lokalisiert. Das Zusammenführen der Informationen und begleitenden Assets war oft sehr aufwendig und teilweise mussten die Produktinformationen sogar mehrfach neu erstellt werden.
Dieser Mehraufwand machte sich auch in einer spürbar langen Time-to-Market bemerkbar – eine Herausforderung, die nun über ein geeignetes System behoben werden sollte. Dafür war zunächst ein DAM-System im Gespräch, um Bilddateien zentral verwalten zu können. Wobei der weitere Verlauf der Überlegungen schnell zu einer PIM-Lösung führte, da hiermit sämtliche Produktinformationen und Assets in eine klare und effiziente Struktur überführt werden konnten.
Nicht zuletzt, um sich so insgesamt digital stärker aufzustellen und damit deutlich zu machen, dass sich die Innovationskraft von GRANDEL ebenso in den unternehmensinternen Prozessen widerspiegelt. Mit seinem integrierten DAM-System konnte schließlich die PIM-Lösung von Contentserv überzeugen, die seit 2018 als Basis für diesen großen Optimierungsschritt dient.
Die Anforderungen
Die Einführung der neuen Lösung sollte vor allem die vorhandenen wie zukünftigen Produktdaten effizient ordnen, die zentrale Pflege sowie internen Prozesse vereinfachen und die schnelle Ausleitung an die unterschiedlichen Kanäle ermöglichen. Hierbei lag der Fokus neben dem eigenen B2C-Online-Shop, der in drei Sprachen und in fünf Varianten existiert, auf den unterschiedlichen B2B-Portalen für Kosmetikstudios, Spas, Apotheken, Reformhäuser und Exportpartner. Unter anderem mit folgenden Prioritäten:
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Erstellung und Etablierung komplexer Workflows, die den anspruchsvollen Regularien der Kosmetik- und Pharmaindustrie gerecht werden
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einfache Freigabeprozesse über verschiedene Instanzen hinweg
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Überarbeitung und Vereinheitlichung der verwendeten Produktattribute
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zentrale Verwaltung sämtlicher Produkt- und Mediendaten
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automatisierte Erstellung von Produktinformationsblättern
- reibungslose Anbindung an das vorhandene ERP-System
- Schaffung einer „Single-Point-of Truth“, um die bestmögliche Produktdatenqualität zu gewährleisten
Darüber hinaus sollte mit dem System die Grundlage geschaffen werden, um Produktinformationen künftig auch direkt an Vertriebs- und Handelspartner ausleiten zu können.
Die Implementierung
In enger Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner Laudert wurde die Contentserv-Software entsprechend den Anforderungen aufgesetzt und mit dem ERP-System sowie den Online-Shops und B2B- Portalen verbunden. Als kleine Hürde erwies sich dabei zunächst die Zusammenstellung der künftigen Produktattribute. Immerhin mussten hier über sämtliche Abteilungen hinweg die Bedarfe zusammengetragen werden, um sie anschließend in eine einheitliche Lösung zu überführen.Auch die Aufbereitung des vorhandenen Bildmaterials brachte einige Diskussionen mit sich, bis schließlich ein gemeinsamer Qualitätsstandard etabliert werden konnte. Nun stehen entsprechende Workflows für sämtliche Objekte zur Verfügung, die je nach Verwendungszweck in unterschiedlicher Ausprägung angesteuert werden können.
Durch das Contentserv-System sind nun alle Abteilungen und Freigabeinstanzen über entsprechende Workflows in die Zusammenstellung der Produktinformationen involviert. Anhand von Benutzerrolle und dem aktuellen Status eines Produkts werden dabei immer nur die gerade relevanten Felder auf einem Datenpflege-Reiter dargestellt, was zusätzliche Übersichtlichkeit garantiert.Sind die Daten vollständig und freigegeben, werden sie automatisiert an die verbundenen Online-Shops ausgeleitet. Besonders vorteilhaft ist dabei, dass die Produktinformationen direkt in fünf SEO-gerechten Sprachvarianten zur Verfügung stehen. Außerdem konnten über die direkte Integration von Contentserv nach SDL Trados viele Abläufe im Übersetzungsmanagement automatisiert werden.
Ergebnisse, die zählen
Der Einsatz von Contentserv hat GRANDEL spürbar vorangebracht. Denn tatsächlich wird nun der komplette Kreationsprozess eines Produkts im PIM abgebildet, wobei sämtliche Instanzen – vom Labor über die Schulungsabteilung bis hin zum Marketing – die Produktinformationen nutzen, anpassen und anreichern. Dadurch ist auch immer direkt ein Fact Sheet zum Produkt in tagesaktueller Variante abrufbar und kann auf Knopfdruck als PDF ausgegeben werden. Eine große Zeitersparnis zu vorher, als diese Datenblätter noch aufwendig zusammengestellt werden mussten und darüber hinaus im B2B-Portal oft nur mit erhöhtem Mehraufwand auf dem aktuellen Stand gehalten werden konnten. Durch die automatisierte Ausleitung erhalten Kunden jetzt immer die aktuellen Informationen – und das direkt in drei verschiedenen Sprachen.
Ein großes Plus für das Team von GRANDEL ist zudem die große Flexibilität der Software: Nach den ersten Erfahrungen können die Workflows leicht angepasst und verfeinert werden. Überhaupt kann GRANDEL das PIM/DAM-System nach entsprechenden Schulungen zu 99 % eigenständig administrieren. Für spezielle Detailanpassungen und größere Integrationsschritte wird Laudert als Implementierungspartner weiterhin einbezogen.
Nach der spannenden Einführungsphase ist eine solide Basis geschaffen, um im nächsten Schritt die Partner in die neuen Prozesse zu involvieren und weitere Potenziale auszuloten. Das Team hat bereits weitere Optimierungen wie einen Produkt-Finder für die Website und automatisierte Inhalte für Schulungsunterlagen geplant, die sich nun dank der klaren Datenstruktur zeitnah verwirklichen lassen.
