In einem etwa 6-monatigen Evaluationsprozesses entschied sich das Ravensburger-Team unter rund 30 Optionen einstimmig für Contentserv mit SDZeCOM als Implementierungspartner. Damit konnte die Einführung des Systems Mitte 2019 beginnen. Im ersten Schritt ging es darum, sämtliche Kernprozesse der bisherigen Verlagssoftware von Ravensburger in der PIM-Lösung abzubilden und funktionsfähig zu machen, um das alte System vollständig abschalten zu können. Anschließend wurde auch die PIM-Software im BRIO-Team abgelöst und das neue System Schritt für Schritt für alle internationalen Tochtergesellschaften integriert.
Dabei ging Ravensburger von Anfang an sehr organisiert vor: mit Gründung einer eigens dafür zuständigen Organisation innerhalb des Unternehmens – mit festen Rollenzuweisungen und einem Team, das das Produktinformationsmanagement als wichtiges Zukunftsthema auch über die Contentserv-Einführung hinaus begleitet und beständig weiterentwickelt. Mit dem Projektstart entwickelte Ravensburger zunächst ein Grunddatenmodell. Anschließend wurden die relevanten Softwaremodule aufgesetzt und die Schnittstellen abgestimmt, wie z.B. die Integration der Katalogerstellung mit InDesign-Anbindung. Außerdem sind alle wichtigen Vertriebskanäle wie Websites, Onlineshops und Marktplätze direkt mit Contentserv verbunden, sodass neue Daten und Anpassungen automatisiert ausgespielt werden können.
Bereits die ersten Schritte mit der zentralen PIM-Lösung von Contentserv haben den Arbeitsalltag bei Ravensburger spürbar erleichtert. Das Team hat nun eine gute Übersicht über den eigenen Datenschatz, sämtliche Produktinformationen sind schnell verfügbar und können mit wenigen Klicks weitergeleitet werden; im Zweifelsfall über einen einfachen Download-Link direkt aus Contentserv heraus, sofern Händler (noch) nicht über eine Schnittstelle angebunden sind. Gerade mit Blick auf das traditionell geprägte Branchenumfeld war es für Ravensburger wichtig, bei der Datenbereitstellung flexibel zu bleiben und den jeweiligen Wünschen der Partner gerecht zu werden.
Um die Performance der PIM-Lösung darüber hinaus noch einmal zu steigern, hat sich Ravensburger zudem für die Productivity Solutions der SDZeCOM entschieden. Die verschiedenen Software-Module können nahtlos in das Contentserv PIM integriert werden und den Funktions- und Leistungsumfang um aufgaben- oder branchenspezifische Anforderungen erweitern. Unter anderem hat Ravensburger das Rules-Modul um Einsatz, mit dem sich definierte Regeln für die automatisierte Überprüfung der Datenqualität hinterlegen lassen. Die Ergebnisse können sowohl am Objekt als auch über ein Dashboard angezeigt werden. Darüber hinaus nutzt Ravensburger das Staging-Modul, mit dem sich die Quelldaten so transformieren lassen, wie sie letztendlich in Contentserv benötigt werden.
Auf Grund der Vielzahl an Ausgabekanälen und Händler, die Daten in unterschiedlichsten Formaten benötigen, wird das SDZeCOM-Modul GenericDocs eingesetzt. Hiermit hat Ravensburger die Möglichkeit, völlig frei konfigurierbare und designbare Exportformate zu erstellen. Über Platzhalter werden die relevanten Daten aus dem PIM gezogen und nach Vorlage des Export-Formats exportiert.
Weitere Module im Einsatz sind:
- AdvancedSearch
- Archivierung von Assets
- Hotfolder
- Integration Suite
- Joblist
- SSO-Anbindung
- StringFunctions-Studio
Überzeugende Ergebnisse
Mit Contentserv kann das Unternehmen den Markt nun punktgenau mit Produktinformationen beliefern und so die eigene Präsenz stärken. Die Datenpflege rund um das Sortiment aus ca. 4.000 Produkten in bis zu 40 Sprachen wurde wesentlich vereinfacht und beschleunigt. Eine ganze Reihe an Einzelsystemen konnte vollständig ersetzt werden und so ein Vielfaches an Kosten eingespart werden.
Im nächsten Schritt möchte sich das Team noch weiter dem Thema Effizienz widmen: Sämtliche Prozesse und Verantwortlichkeiten rund um die Produktdatenpflege sowie damit verknüpfte Marketing-Aktivitäten sollen klar strukturiert und optimiert ablaufen. Denn die Verantwortlichen sind sich bewusst, „Ein Tool allein macht für die finale Datenqualität nur rund die Hälfte der Wahrheit aus.“
