PIM statt Excel – ein neues Level in der Produktkommunikation

Wie viele andere mittelständische Unternehmen stand SONAX irgendwann vor dem klassischen Problem in der Produktdatenverwaltung: Das gewachsene System mit Excel-Tabellen, ERP und gemeinschaftlich genutzten Laufwerken funktionierte über Jahrzehnte – aber eben nicht sehr effizient. Jede Artikelneuanlage oder auch nachträgliche Änderung musste erst mittels Excel-Tabelle über verschiedene Abteilungen laufen, was nicht nur zeitaufwendig war, sondern immer wieder auch zu Fehlern und Verzögerungen führte. Die Konsistenz der Produktdaten über sämtliche Kanäle hinweg konnte nie ganz gewährleistet werden und der Kontrollaufwand war entsprechend hoch. Bilddateien kursierten oft in verschiedensten Versionen auf den Laufwerken der Mitarbeitenden und häufig war unklar, welche davon aktuell waren.

Der Versuch, dies mit einer auf das CMS aufgesetzten, eigenentwickelten PIM-Oberfläche zu lösen, scheiterte am Handling sowie am Funktionsumfang, sodass sich die Geschäftsleitung schließlich für die Einführung einer professionellen, am Markt bewährten PIM-Lösung entschied. Unter der Beratung und Begleitung des einer professionellen, am Markt bewährten PIM-Lösung entschied. Unter der Beratung und Begleitung des Implementierungspartners SDZeCOM fiel die Wahl nach sorgfältiger Evaluierung auf Contentserv.

Der Startschuss für die Einführung fiel im September 2019. Das zuständige Team entwickelte zunächst gemeinsam mit dem erfahrenen Implementierungspartner SDZeCOM von Grund auf das erforderliche Daten- modell und die Attributsdefinition, um später bedarfsgerecht und punktgenau mit der PIM-Lösung arbeiten zu können. Dieser Prozess, dauerte rund sechs Monate. Zudem wurden die Schnittstellenanforderungen zum bestehenden ERP-System definiert. Als „Quick Wins“ wurden im ersten Schritt eine umfangreiche Suchfunk- tion (Open Search) umgesetzt, sowie die automatisierte Ausgabe von Produktdaten- blättern aus dem System realisiert. Beim Befüllen des Systems mit den Produktdaten ging das Team schritt- weise vor, da viele der Informationen vor dem Einspielen komplett aktualisiert werden mussten. Mögliche Altlasten sollten vermieden werden. Dies nahm geraume Zeit in Anspruch, sodass tatsächlich erst im März 2023 der letzte von vielen vorhandenen Datensätzen ins System eingespielt wurde und somit dieser Prozess zu 100 % abgeschlossen war. Sämtliche Artikel-Neuanlagen laufen heute direkt über Contentserv – mit deutlich reduziertem, manuellen Aufwand.

Ein weiterer Meilenstein war die automatisierte Anbindung an die Unternehmens-Website, die in einer wei- teren Projektphase im Herbst 2023 umgesetzt wurde. Zudem arbeitete das Team am Übersetzungsprozess, um auch die englische und die spanische Website über Contentserv zu befüllen. Für weitere Sprachvarianten kommt zukünftig eine KI-Unterstützung in Frage. Darüber hinaus wurden verschiedene Export-Schnittstellen zur einfachen Ausleitung der Produkt- und Marketinginformationen geschaffen, insbesondere zur größten branchenrelevanten Plattform TecDoc.

In der Praxis überzeugt Contentserv rundum: Heute können alle Abteilungen strukturiert bei der Anlage, Anreicherung und Verteilung der Produktinformationen zusammenarbeiten und dabei viel Zeit sparen.

Der umfassende und verlässliche Zugriff auf den eigenen, qualitätsgesicherten Datenschatz hat sich als unverzichtbarer Vorteil herausgestellt. So hat der Kundenservice alle wichtigen Informationen jederzeit im Bruchteil einer Sekunde über die Open Search zur Hand, statt erst Rücksprache mit zuständigen.