Vor der Contentserv-Einführung wurden die Produktinformationen bei Spectrum Brands über ein Content- Management-System gepflegt, das speziell für diesen Zweck angepasst wurde, aber schon bald den wachsenden Anforderungen nicht mehr standhalten konnte. Da viele grundlegend wichtige Funktionen wie die Verschlagwortung und die systemgestützte Umwandlung von Bildformaten erst aufwendig programmiert werden mussten, war bald klar: Der nächste Schritt wird der Wechsel auf eine professionelle PIM-Software, bei der alle wesentlichen Anwendungsszenarien bereits von Haus aus mitgedacht sind.
Damit sollten dann die bestehenden Prozesse standardisiert und verschlankt, die Fehleranfälligkeit bei der Dateneingabe mithilfe fester Workflows sowie einem klaren Berechtigungsmanagement minimiert und eine Basis für die effiziente Lokalisierung der Produktinformationen geschaffen werden. Eine weitere wesentliche Aufgabe war die Erstellung des ca. alle zwei Jahre erscheinenden magazinähnlichen Print-Katalogs, der bis dato einen hohen manuellen Aufwand erforderte. Hierfür sollte ein systemgestützter, hochautomatisierter Prozess geschaffen werden − für spürbare Arbeitsersparnis und deutlich schnellere Time-to-Market.
Die Anforderungen
- PIM/DAM als Single-Source-of-Truth für sämtliche Produktinformationen – in Kombination mit dem ERP-System von SAP.
- Einfaches Anreichern der Daten – unterstützt durch automatisierte Workflows, Rollen- und Rechtemanagement zur Sicherstellung der Datenqualität.
- Praktische Funktionen für die tägliche Arbeit, wie Massendatenverarbeitung, Channel-optimierte Formatanpassungen und WYSIWYG-Editor.
- Flexible Datenmodelle, um genau die Anforderungen der verschiedenen Marken und Produktklassen abzubilden.
- Katalogerstellung direkt über das System – wobei alle zuständigen Teams wie Produktmanager, Content Writer und Grafiker parallel und weitestgehend unabhängig voneinander Inhaltselemente einpflegen bzw. aktualisieren können.
Die Implementierung
Mit dem Bewusstsein, dass der Wechsel auf eine professionelle PIM-Software der einzig richtige Schritt ist, um den Marktanforderungen sowie den eigenen Ansprüchen gerecht zu werden, hat sich das Team ausführlich mit den verfügbaren Lösungen auseinandergesetzt. Drei Anbieter schafften es schließlich auf die Shortlist und nach einem detaillierten Auswahlprozess entschied sich Spectrum Brands 2012 für Contentserv.
Begleitet durch den Contentserv-Partner SDZeCOM erfolgte die Einführung dann schrittweise über einen Zeitraum von rund einem Jahr und war von einer intensiven Zusammenarbeit aller Beteiligten geprägt. Mehrere hundert Attribute wurden hierbei auf ihre Sinnhaftigkeit überprüft und die Workflows so aufgesetzt, dass sie die alltägliche Arbeit der Teams optimal unterstützen.
Überzeugende Ergebnisse
Spectrum Brands konnte mit Contentserv seine internen Prozesse und damit die Kosteneffizienz massiv verbessern und zugleich neue Potenziale erschließen. Heute verwaltet das Unternehmen rund 25.000 Produktartikel und gut 370.000 Media Assets von über 12 Brands im System. Der Produktkatalog wird zu ca. 80 % vollautomatisiert produziert und über den systemgestützten Prozess können die Inhalte viel schneller geprüft werden. Das erleichtert insbesondere die Qualitätssicherung bei Fachartikeln enorm. Was vorher insgesamt rund ein Jahr in Anspruch genommen hat, ist heute in einer Woche erledigt.
Darüber hinaus ist es dank systemgestütztem Übersetzungsmanagement möglich, die Kataloge zeitnah in bis zu 27 Sprachen zu veröffentlichen – was vor der Umstellung undenkbar gewesen wäre. Die Kosten für die Erstellung von Produkttexten konnten mithilfe professionalisierter Workflows auf ein Fünftel reduziert werden.
Auch die Akzeptanz spricht für sich: Die PIM-Software wird weltweit an allen Standorten von bis zu 50 Personen täglich genutzt. Um die länderübergreifende Zusammenarbeit künftig noch einfacher zu gestalten und die fortlaufenden Weiterentwicklungen bei Contentserv ohne Zeitverlust zu nutzen, prüft das Unternehmen nun den Wechsel von der On-premises-Lösung zur hochstandardisierten Cloud-Lösung.
