Wie bei vielen anderen Unternehmen gab es bei Uzin Utz vor der PIM-Einführung noch keinen einheitlichen Umgang mit Produktinformationen. Die Daten waren auf verschiedene Systeme verteilt und wurden von den jeweils zuständigen Personen mit teils unterschiedlichen Herangehensweisen gepflegt.
Für marketingspezifische Informationen waren dabei Word- und Excel-Listen die vorherrschenden Medien – die beispielsweise manuell an eine Agentur weitergeleitet wurden, damit diese daraus dann Produktdatenblätter und weitere Unterlagen erstellen konnte. Insgesamt war die Produktdatenpflege so mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden, der durch die vielen Fehleranfälligkeiten in einer eher mittelmäßigen Datenqualität mündete.
Mit einer hohen Produktvarianz, den strengen Regularien der Baubranche, mit unterschiedlichsten Gebindegrößen sowie einer großen Sprachvielfalt arbeitet Uzin Utz mit Voraussetzungen, bei denen solche ineffizienten Prozesse besonders viel Zeit und Geld kosten – und wo eine geschickt eingesetzte PIM/DAM-Lösung die Datenqualität sowie die Time-to-Market spürbar verbessern kann.
Die Anforderungen
Mit der Einführung einer PIM/DAM-Lösung sollten bestehende Prozesse sinnvoll überdacht, effizienter gestaltet und vor allem zentralisiert und vereinheitlicht werden. Um so schließlich potenziellen Fehlerquellen zielgerichtet entgegenzuwirken und eine spürbare Verbesserung der Datenqualität sowie eine höhere Geschwindigkeit und damit entsprechend kürzere Time-to-Market zu erreichen. Dabei wurden unter anderem folgende Prioritäten gesetzt:
- Hohe Produktdatenqualität durch PIM/DAM als Single Source of Truth
- Automatisierte Erstellung von Produktdatenblättern – mit Vorbereitung und späteren Anpassungen über vordefinierte Workflows mit klarer Aufgabenzuteilung
- Im weiteren Verlauf der Implementierung: Weiterentwicklung des Systems, um auch Design-Vorlagen für Verpackungssäcke aus Papier mit wenigen Eingaben anzupassen und automatisiert zu erstellen > Stichwort: Smart Packaging
- Solide Datenbasis und passende Schnittstellen zum Aufbau eines eigenen Webshops, zur Befüllung der Websites sowie zur Weiterleitung von Produktinformationen an Kunden
- Vereinfachtes Übersetzungsmanagement über das PIM/DAM-System
Die Implementierung
In gezielter Vorbereitung mit der SDZeCOM als beratende Instanz und Implementierungspartner wurden die Anforderungen des Unternehmens genau ausgelotet, um daran ausgerichtet schließlich das für Uzin Utz zielführendste PIM/DAM-System auszuwählen. Hier fiel die Entscheidung ganz klar auf Contentserv – unter anderem aufgrund des hohen Funktionsumfangs sowie der zahlreichen Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten, aber auch und insbesondere wegen der intuitiven Bedienbarkeit. Denn dadurch ist das System ebenso für Nicht-Spezialisten leicht zugänglich und erlaubt damit einen breiten Einsatz innerhalb der Teams – was mit inzwischen über 100 PIM-Usern innerhalb der Unternehmensgruppe entsprechend genutzt wird.
Auf Empfehlung der SDZeCOM lag der Fokus zu Beginn der Einführung 2016 zunächst auf der automatischen Erstellung von Produktdatenblättern, weil die unmittelbar spürbare Vereinfachung eine schnellere Akzeptanz der Teams gegenüber dem Veränderungsprozess bewirkt. In den Jahren darauf konnten zahlreiche weitere Features wie die Anbindung an InDesign, der einfache Datenaustausch mit Kunden und Agenturen sowie ein BIM-Zugang für Architekten realisiert werden. Contentserv bildet dabei die Single Source of Truth für eine qualitativ hochwertige Datenbasis, die schließlich auch die automatisierte Anbindung der Unternehmenswebsites sowie den Aufbau eines eigenen Online-Shops ermöglicht.
Überzeugende Ergebnisse
Der Einsatz von Contentserv in Kombination mit der beratungsstarken Rundum-Betreuung durch die SDZeCOM hat sich bereits kurz nach der Einführung voll ausgezahlt: Wie prognostiziert, war die Datenblatt-Generierung auf Knopfdruck ein beeindruckender Schritt in puncto Effizienz und Geschwindigkeit – weshalb das Unternehmen später sogar noch in die Weiterentwicklung des Prinzips gegangen ist, um auch einen Teil der Verpackungsdesigns inklusive der abgebildeten Produktdaten und länderspezifischen Kennzeichnungen mit wenigen Klicks designen und modifizieren zu können.
Überhaupt hat die PIM-Einführung neben der Neustrukturierung und Optimierung der vormals weitestgehend manuellen Prozesse zahlreiche Entwicklungsschritte angestoßen. So ist erst mit Contentserv der Aufbau der eigenen Online-Shops wirklich umsetzbar geworden, es wurden ein Bodennavigator sowie ein Verbrauchsrechner zur Bestimmung der optimalen Bestellmenge entwickelt und digitale Stelen bei Kooperationspartnern erlauben tiefere Einblicke in die Produktvielfalt des Unternehmens – mit Datenanbindung über Contentserv. Die eigentliche Einführungsphase ist längst abgeschlossen, doch der Ausbau der Möglichkeiten geht fortlaufend weiter. Und Uzin Utz befindet sich nun an einem Punkt, an dem das beteiligte Team die erworbenen Erfahrungen nutzt, um über Best-Case-Szenarien weitere Unternehmen zu inspirieren und aufzuzeigen, welches Potenzial eine geschickt vorbereitete PIM/DAM-Einführung birgt, sobald der Wandel erst einmal angestoßen ist.
