Mit mehr als 130 Produktgruppen musste Varo riesige Mengen an Produktdaten, Bildern und Übersetzungen managen und auf internen und externen Kanälen wie Unternehmenswebsites, Marktplätzen und Katalogen bereitstellen. Das Unternehmen nutzte bisher sein ERP-System, ein WMS-System, Kataloge und Excel-Tabellen, um Produktinformationen zu speichern und zu erstellen – ohne ausreichende Qualitäts- und Freigabe-Workflows. Die meisten Daten wurden in Katalogen gespeichert, zum ERP-System hinzugefügt und anschließend in einer Excel-Datei angereichert.
Der Aufwand für die Pflege von Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien hat sich um 70 % verringert.
Da es kein zentralisiertes Repository gab, war das Datenmanagement redundant, fehleranfällig, zeitaufwendig und kostspielig. Dies beeinträchtigte auch das Übersetzungsmanagement und machte die Veröffentlichung von Produktdaten in bis zu 22 Sprachen mühsam und aufwändig. So konnte nicht sichergestellt werden, dass alle Daten, zusätzlichen Informationen und zugehörigen digitalen Assets konsistent, transparent und immer auf dem neuesten Stand waren – und effizient für alle Ausgabekanäle genutzt werden konnten.
Zudem arbeiteten die internen Teams isoliert voneinander. Bei Anfragen nach Produktinformationen (häufig von Kunden) ging die Kommunikation vielfach hin und her – das sorgte für unnötigen Zeitverlust und zunehmende Frustration. Die isolierte Speicherung von Produktinformationen in verschiedenen Abteilungen, Systemen und sogar lokalen Laufwerken verursachte Probleme, die Varo in den Griff bekommen musste. Daher machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einem Product Information Management-System, das die Prozesse automatisiert und standardisiert, um die Qualität der Produktinhalte umfassend zu kontrollieren und sie ohne Verzögerungen auf den Markt zu bringen.
Anforderungen
Die größte Anforderung war die Implementierung einer zentralisierten Lösung, um Produktinformationen und digitale Assets einfach abzurufen, zu verwalten und anzureichern. Die Plattform sollte idealerweise mehrere Sprachen und Varos Strategie für eine konsistente Marke unterstützen. Weitere Anforderungen waren:
- Intuitive Workflows für eine bessere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten
- Einfache Lokalisierung von Marketingmaterialien im Corporate Design des Unternehmens
- Klare und übersichtliche Darstellung der Strukturen und Beziehungen komplexer Produktgruppen
- Einführung eines kriterienbasierten Freigabeverfahrens für die Datenausgabe
- Einhaltung internationaler Vorschriften und Standards wie GS1 (Heimwerken, Garten und Haustiere)
- Effizienter und flexibler Prozess zur Anreicherung von Daten und digitalen Assets
- Flexible Integration in die bestehende Systemlandschaft
- Geringere Betriebskosten durch schnellere Informationssuche und Fehlerbehebung
- Mehr Kundentreue durch einheitliche Produktinformationen und hohe Datenqualitätsstandards
Implementierung
2017 machte sich Varo auf die Suche nach einer neuen End-to-End-Lösung für sein Produkt- und Mediendatenmanagement. Nachdem fünf PIM-Lösungen in die engere Wahl gekommen waren, entschied sich Varo für das PIM von Contentserv. Zunächst wurde der Status Quo analysiert und ein Überblick über die bestehende Systemlandschaft erstellt. Das erste Jahr der Implementierung war von diversen Herausforderungen und Verzögerungen geprägt und es mussten einige Meilensteinen angepasst werden. In dieser Phase konnten die im PIM-System gespeicherten Produktinformationen noch nicht so einfach exportiert werden und die Übersetzungen waren nicht automatisiert.
Doch vor allem durch die intensive Zusammenarbeit zwischen Varo, Parsionate und Contentserv konnten große Fortschritte erzielt werden. Als End-to-End-Dienstleister gab Parsionate den strategischen Rahmen vor und trieb die vollständige technologische Umsetzung voran. Dies beinhaltete die Erfassung und Definition neuer Projektanforderungen. Mit der Unterstützung von Parsionate nahm Varo notwendige Änderungen im Live-System vor, während die vorherige Version noch im Einsatz war. Nachdem Best Practices definiert und Wertelisten, die PIM- und DAM-Struktur sowie Dashboards und Workflows analysiert waren, entwickelte Varo eine zuverlässige Datenstruktur. Außerdem wurde eine Standard-DAM-Struktur implementiert und die PIM- und DAM-Hierarchien wurden erfolgreich synchronisiert.
Die aktualisierte PIM-Version ging 2021 live. Seitdem hat Varo die Funktionen im System weiter verbessert. Eines der wichtigsten Features ist der Contentserv Product Experience Hub. Er wird intern wie extern intensiv genutzt, um Integrationen mühelos zu verwalten und zu implementieren, dynamische Inhalte zu vereinfachen, Daten problemlos zu exportieren und in Echtzeit zu synchronisieren. Wichtig war auch die Einführung von Datenqualitätsregeln. Das Workflow- und Rechtemanagement wurde zentral integriert, um Prozesse und Zugriffsrechte im System einzurichten und alle anstehenden Aktionen und Aufgaben zu kontrollieren, was zu deutlich mehr Effizienz führte.
Ergebnisse, die zählen
Mit Contentserv hat Varo jetzt eine Single Source of Truth, um seine Anforderungen an die Verteilung von Inhalten zu erfüllen. Gleichzeitig behält Varo die Datenhoheit über seine digitalen Assets und Produktinformationen und kann seine Produktdaten einheitlich managen. Dank der flexiblen Konfiguration und der benutzerfreundlichen Oberfläche des Product Experience Hubs konnte Varo sofort die erforderlichen Endpunkte erstellen, um alle Systeme mit hochwertigen Daten zu versorgen. Insgesamt konnte das Unternehmen die Genauigkeit und Vollständigkeit seiner Produktinformationen durch die PIM-Implementierung von 10 % auf 85 % steigern.
Die PIM/DAM-Kombination ermöglicht Varo eine effektive Produktkommunikation durch eine intuitive Datenstruktur, trotz komplexer Produktgruppen und hierarchischer Daten. Varo kann jetzt ganz einfach Artikel in Contentserv erstellen, vollständig dokumentieren sowie alle Übersetzungsaufgaben automatisieren und organisieren. Die standardisierten Arbeitsabläufe gewährleisten eine hohe Datenqualität und nahtlose Verteilung von Produktinformationen an verschiedene Kanäle. Durch eine schnellere Produkteinführung hat Varo die Markteinführung beschleunigt und die Kosten gesenkt. Außerdem konnte der Vertrieb den Aufwand für die Pflege von Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien um 70% senken. So haben die Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit, um an strategischen Initiativen zu arbeiten, sich um ihre Kunden zu kümmern und das Umsatzwachstum voranzutreiben.
Varo hat auch sein Ziel erreicht, verschiedenen Abteilungen einen schnellen, sicheren und gleichzeitigen Zugriff auf das zentrale System zu ermöglichen und dabei eine transparente Versionierung aller Dokumente zu gewährleisten. Heute profitieren rund 25 aktive Benutzer von einer benutzerfreundlichen Oberfläche, reibungslosen Workflows und intuitiven Funktionen. Durch die Automatisierung von Prozessen konnte der manuelle Arbeitsaufwand erheblich reduziert werden. Varo ist gerade dabei, ein komplettes Benutzerhandbuch im PIM-System mit Word-Vorlagen in 21 Sprachen zu automatisieren, um Informationen aus Attributen, Bildern, Zahlen usw. zu extrahieren.
Auf Wunsch der Verbraucher hat Varo vor Kurzem QR-Codes in die Produktverpackungen integriert. Mit diesen 2D-Strichcodes kann das Unternehmen zusätzliche Informationen online bereitstellen. Bei der Gestaltung neuer Verpackungen entschloss sich Varo, die Möglichkeiten der fortschrittlichen, in 2D-Barcodes kodierten Produktdaten zu nutzen und setzt dazu den Contentserv QR-Code-Generator ein. Jetzt können Endverbraucher einen QR-Code mit ihrem Smartphone scannen. So bekommen sie sofort Inhalte in verschiedenen Multimedia-Formaten für ein ansprechendes digitales Erlebnis angezeigt. Die Barcodes haben eine hohe Datenkapazität und enthalten nicht nur die GS1 GTIN, sondern auch die Chargennummer des Produkts, die Seriennummer und mehr.
