Obwohl das Unternehmen in vielerlei Hinsicht marktführend aufgestellt ist, gab es vor der Contentserv-Einführung im Juli 2020 keine festen Standards im Umgang mit Produktdaten. Die fünf Marketing Abteilungen innerhalb von VERFORA arbeiteten entweder mit einer jeweils selbst entwickelten Struktur oder ohne klares System. Infolgedessen wurden viele Informationen und Assets rein lokal abgespeichert – an Orten, die oft nur für die betreuenden Personen selbst auffindbar waren.
Dadurch gingen wichtige Daten verloren, wenn Mitarbeiter beispielsweise das Unternehmen verließen. Mit erheblichen Schäden für die Firma sowie vermeidbarem Zusatzaufwand, weil Werbematerialien, Präsentationen etc. im Verlauf der Jahre zum Teil mehrfach neu erstellt werden mussten. Diese Schwäche galt es zu beheben: mithilfe einer umfassenden Analyse des Status quo sowie der anschließenden Einführung eines gemeinsamen Standards – sowohl bezogen auf Prozesse als auch auf die allgemeine Datenqualität. Um anschließend eine stabile Basis als Vehikel für die tiefergehende Digitalisierung und Automatisierung zur Verfügung zu haben.
Insbesondere vor dem Hintergrund der äußerst komplexen Systemlandschaft des Unternehmens stand mit diesem Schritt also eine große Herausforderung bevor. Und dementsprechend hoch waren die Ansprüche an die PIM-Lösung, die diese Transformation ermöglichen sollte. Überzeugen konnte schließlich Contentserv – vor allem dank der großen Funktionsvielfalt und Flexibilität des Systems. Denn dadurch konnte die PIM Lösung wirklich passgenau auf den sehr spezifischen Bedarf des Unternehmens ausgerichtet werden. Ganz ohne jene Kompromisse, die sonst oft bei der Einführung vorgefertigter Software-Lösungen hingenommen werden müssen.
Die Anforderungen
Die PIM-Lösung von Contentserv sollte VERFORA vor allem als künftige Basis dienen, um alle relevanten Daten an einem zentralen Ort zu speichern („Single Source of Truth“-Konzept) und die Prozesse im Umgang mit Produktinformationen zu optimieren. Im Fokus standen dabei folgende Anforderungen:
- zentrale Speicherung und Pflege sämtlicher Produktinformationen im PIM
- Etablierung von standardisierten Prozessen, die Effizienz und eine hohe Datenqualität gewährleisten
- Intuitive Suche, über die Nutzer mit lediglich drei Klicks die gerade benötigen Daten abrufen können
- enge Verzahnung mit dem zeitgleich eingeführten ERP-System von SAP, das als „leading system“ fungiert
- direkte Anbindung an diverse Webshops (zunächst innerhalb der Galenica-Gruppe, später dann auch Shops von Partnerunternehmen).
Ein wesentlicher Gedanke hinter der Transformation war zudem, die Marktführerschaft von VERFORA auszubauen – nicht nur im Markt selbst, sondern auch mit Blick darauf, wie und auf welchem technischen Stand das Unternehmen agiert.
Die Implementierung
In enger Zusammenarbeit mit der Stämpfli Kommunikation als Implementierungspartner hat sich das Team von VERFORA sehr ausführlich auf die Einführung der Contentserv-Lösung vorbereitet. So wurde der Status quo genau analysiert und eine Übersicht der vorhandenen Systemlandschaft erstellt. Außerdem hat das Unternehmen vorab neue Mitarbeiter eingestellt, die das entsprechende Know-how für einen solchen Wandel mitbringen. In diesem Zuge ist auch Christoph Hüsemann zu VERFORA gekommen, der das Projekt als Head of Marketing Services maßgeblich koordiniert. Für ihn war es ein entscheidender Vorteil, dass sein Team mit der Unterstützung der obersten Führungsebene weitestgehend frei agieren konnte. Denn so konnte die Umstellung fokussiert und effizient vorangebracht werden.
Die eigentliche Implementierung hat zwar über ein Jahr in Anspruch genommen – dafür haben sich die Mühen und die Geduld rundum ausgezahlt: Über themenfokussierte Workshops konnte die Stämpfli Kommunikation das VERFORA-Team ausführlich in das neue System einführen und die Software durch den intensiven Austausch sehr genau an die Arbeitsweisen und Ziele des Unternehmens anpassen. Das ging umso besser durch die parallele Einführung eines neuen ERP-Systems, das ebenfalls nach sehr spezifischen Kriterien aufgesetzt wurde – sodass sich PIM und ERP nun optimal ergänzen.
Darüber hinaus war es wichtig, im Rahmen dieses umgreifenden Kulturwandels auch wirklich alle betreffenden Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Immerhin hatte die frühere Arbeitsweise trotz ihrer Tücken funktioniert, sodass der Mehrwert des neuen Systems nicht immer sofort erkennbar war. Die Workshops in Kombination mit einer sehr bewusst geführten internen Kommunikation haben die wesentlichen Vorteile schließlich wirksam transportiert – und zugleich das riesige Potenzial deutlich gemacht, dass PIM für die Zukunft von VERFORA birgt.
Überzeugende Ergebnisse
Knapp zwei Jahre nach dem Kick-off ist die Tragweite der PIM-Einführung deutlich spürbar. Rund 1.200 Produkte sind mittlerweile eingepflegt und angereichert – wobei klar strukturierte Freigabeprozesse sowie die Etablierung der PIM-Lösung als „Single Source of Truth“ einen hohen Qualitätsgrad gewährleisten. Durch die neue Arbeitsweise sind die Produktinformationen nun in fragmentierter Form abrufbar, sodass beispielsweise einzelne Textbausteine schnell und einfach in den unterschiedlichsten Kontexten verwendet werden können. Darüber hinaus ist das gewünschte Drei-Klick-Konzept Realität geworden: Über drei einfache Eingaben finden die Mitarbeiter jede gewünschte Information zu jedem der eingepflegten Produkte. Damit sind die Datenverluste aus der Vergangenheit ein für alle Mal überwunden.
Wie effizient und kostensparend die neue Arbeitsweise mit der Contentserv-Lösung ist, macht sich ebenso bei der Erstellung von Werbematerialien bemerkbar. So hatte die Erstellung der jährlichen Produktbroschüre früher noch rund zwei Monate in Anspruch genommen – mit aufreibenden Prozessen über alle Abteilungen hinweg und in Kooperation mit externen Agenturen. Nach der Investition in die neue Software und die Entwicklung eines entsprechenden Templates ist Unterstützung von außen nicht mehr notwendig. Und auch die zeitliche Komponente ist erstaunlich: Denn die PIM-Lösung erstellt die Produktbroschüre nun vollautomatisiert – innerhalb von einer einzigen Minute.
Inzwischen sind Christoph Hüsemann und sein Team bereits dabei, die überzeugenden Erfolge weiter auszubauen. Schließlich ist die System-Umstellung erst der Aufschlag gewesen zu einer tiefergreifenden Digitalisierung- und Automatisierungs-Strategie. Das Potenzial ist geweckt – nun wird es vollumfänglich entfaltet.
