Choisir la bonne solution informatique pour l’entreprise n'est pas une décision à prendre à la légère. Le processus d'approvisionnement et d'achat lui-même peut nécessiter l'affectation de ressources considérables, sans parler des aspects financiers.
Vous devez déterminer précisément vos exigences. Se tromper peut coûter très cher, comme l'ont expérimenté à leurs dépens les sociétés Hershey's et Nike. En raison de problèmes liés à son nouveau système ERP, d'une valeur de 112 millions de dollars, Hershey's, marque de confiserie multinationale, n'a pas réussi à réorganiser ses stocks à temps pour la saison d'Halloween. Cette défaillance a entraîné une perte de ventes de plus de 100 millions de dollars. Nike a expérimenté des problèmes similaires avec des pertes de plus de 100 millions de dollars également, plusieurs poursuites judiciaires et une chute de 20 % du cours de l’action.
En clair, l'achat d'un nouveau système logiciel ne se limite pas aux exigences fonctionnelles de l'entreprise et à la valeur que ce logiciel peut lui apporter. Il est impératif de faire le bon choix, dès le départ, pour économiser temps et argent et éviter les frustrations.
Définir les besoins
Avant d'opter pour un produit ou un service particulier, toutes les parties prenantes, des utilisateurs à l'équipe chargée des achats, doivent avoir une idée très claire des problèmes que l'entreprise cherche à résoudre. Les défis auxquels l'entreprise est confrontée au quotidien doivent être pris en considération.
Cette identification vous permet de spécifier vos exigences pour le logiciel. Il est important de savoir, par exemple, si ses caractéristiques et ses fonctions continueront à répondre aux besoins de l'entreprise au fur et à mesure de son développement. Vous devez aussi déterminer s'il peut s'intégrer facilement aux systèmes existants. Vérifiez également s'il sera facile de le configurer en fonction de besoins spécifiques. Forte de ces connaissances, l'équipe chargée des achats pourra déterminer si la solution proposée est adaptée à l’entreprise.
Coûts et défis
Les fournisseurs de solutions logicielles tentent souvent de vous attirer avec des fonctionnalités et des ajouts apparemment séduisants. Pour déterminer si ces fonctionnalités répondent réellement à vos besoins, dressez la liste des défis précédemment mentionnés en fonction de leur priorité et de leur urgence. Déterminez ensuite si le logiciel en question les résout. Cette approche vous aidera à vous concentrer sur la valeur métier potentielle de la solution proposée, sans vous laisser distraire par les ajouts séduisants.
En établissant votre budget pour cet achat, tenez compte de la taille de votre société et du capital humain impliqué. La mise en œuvre d’une nouvelle technologie peut avoir un impact sur le mode de fonctionnement de l’entreprise, du moins à court terme. Le coût de la mise en œuvre elle-même doit être pris en compte, tant sur le plan financier qu’en termes de temps. Une formation sera souvent nécessaire pour permettre aux utilisateurs de se familiariser avec le nouveau système. C’est également un élément à intégrer. Vous devez aussi prendre en compte la maintenance continue, la nécessité de configurations et de modules complémentaires à mesure que la solution évolue et, bien sûr, le prix et la fréquence de renouvellement du logiciel. Prendre en compte tous ces facteurs dès le début du cycle d'achat vous permettra d'éviter les mauvaises surprises.
Clients satisfaits
Lorsque vous avez déterminé comment la solution répond à vos besoins, lorsque vous êtes sûr qu'elle s'inscrit dans vos budgets CAPEX et OPEX, il est judicieux de la tester. Vous aurez ainsi une idée de son aspect et de son mode de fonctionnement. Les utilisateurs clés et l'équipe technologique associée au projet doivent savoir s’il sera facile - ou non - de mettre en œuvre, d'intégrer et d'utiliser le système.
Demandez des études de cas. Contactez des clients de ce fournisseur opérant dans votre secteur d’activité et qui partagent les mêmes difficultés et recherchent des avantages métier similaires. Les témoignages d'utilisateurs réels peuvent souvent fournir des informations que vous ne trouverez pas dans les supports de vente du fournisseur. Si ce fournisseur compte de nombreux clients satisfaits, heureux et prêts à chanter ses louanges, ces informations ne peuvent que vous inspirer confiance pour un achat potentiel.
Continuez à poser des questions jusqu'à avoir une image complète du fonctionnement de ce fournisseur. Lorsque vous êtes convaincu d'avoir identifié le bon fournisseur, offrant la solution la plus avantageuse au meilleur prix possible et, idéalement, avec lequel vous pourrez entretenir de bonnes relations, vous pouvez finaliser votre décision.
Le choix de la bonne solution et, par association, du bon fournisseur, est une décision cruciale. Ne vous contentez pas d'opter pour la première solution de la liste. Vous devez bien réfléchir avant d'acheter le système qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Prendre une décision précipitée peut s'avérer coûteux à long terme. En posant les bonnes questions, en tenant compte de facteurs tels que le coût, l'impact sur la productivité, l'adéquation et, surtout, la valeur apportée par le produit ou le service, vous garantissez un investissement judicieux.
