ガートナー社によれば、データガバナンスとは「データの評価、作成、使用、管理における適切な行動を決定し、説明責任の枠組みを規定すること」とされています。つまり、データガバナンスは、組織がデータを管理、活用、保護するだけでなく、関連する規制に適合するよう支援するものです。
デジタルアセットには画像や動画、関連する文字情報も含まれます。そのため、データガバナンスはデジタルアセット管理（DAM）戦略においても重要な要素であり、データが効率的かつ安全に管理され、組織の戦略と目的に沿ったものとなるように統制されます。
デジタルアセットの管理において、データガバナンスは極めて重要です。データの作成、保存、共有、廃棄方法を管理することで、データの正確性、完全性、一貫性を確保できます。緻密に設計されたデータガバナンスフレームワークは、特定のアセットに関連する役割を明確に定義し、組織全体で責任と説明責任が合意されることを保証し、戦略的、戦術的、運用的な役割と責任をカバーします。
データガバナンスの最大の利点は、組織のデジタルアセットに対する共通の理解を確立できることです。アセットにタグを付けることで素早く簡単に識別や検索が可能になりますが、各々が自分の好みでタグ付けをしていたらシステムは崩壊し、アセットの発見は事実上不可能になります。そのため、語彙、分類法、およびメタデータの標準を定義したシステムを使用し、すべてのアセットが一貫してタグ付けされるようガバナンスが必要です。
データガバナンス戦略では、アセットの保存方法も定めます。「信頼できる唯一の情報源」を確立することで、異なるバージョンのデータを配布することによるエラーのリスクを最小限に抑えることができますし、データマップは非常に役立ちます。ステークホルダー全員が主要なアセットの全体を把握できるようになれば、アセットの正確な場所や目的を一貫して理解し、より簡単に活用してビジネス成果を測定できるでしょう。
さらに、アセットと関連する情報を簡単に見つけてアクセスできるようにすることは、コンプライアンスの報告スピードと利便性を大幅に向上させるなど、デジタルアセットを使用するすべての内部プロセスを最適化します。
デジタルアセットは独立して存在するものではありません。そのため、ライフサイクルを通して、その使用方法や管理方法を決定するためには大量のデータが必要です。しかし、明確な管理方法や一貫性がなければ、これらのアセットと関連するデータは役立たずになってしまいます。
データガバナンス戦略に基づいて、タグ付けのルールやユーザーの権限設定、保存場所、保存期間などが決まります。さらに、行動規範やベストプラクティスを確立し、法務、セキュリティ、コンプライアンスなどの懸念事項に一貫して対処できるようにすることも、データガバナンスが組織のデータ管理を大きく改善する一環です。ただし、データガバナンスの実施は容易ではありません。
優れたDAMシステムは、組織全体のデータガバナンスを効果的に実現するための適切なツールとして、すべてのデジタルアセットの保存と管理を担当します。さらに、DAMシステムの導入により、デジタルアセットのデータ正確性、完全性、一貫性を保証し、品質を大幅に向上させることができます。
DAMシステムを活用して、組織全体のデータガバナンスルールとポリシーをデジタルアセットに適用することで、これらのアセットが明確に扱われ、保存、使用、廃棄される方法が明確になります。これにより、組織全体の「信頼できる情報源」として機能する情報リポジトリが形成されます。
データガバナンス戦略を実施することで、どのアセットがどこにあるのか、誰がどのようにアクセスしているのかを正確に把握することができ、デジタルアセットから真の価値を得ることができます。