Wenn es um die Auswahl eines PIM-Systems geht, ist eines der größten Streitthemen die Entscheidung zwischen SaaS oder On-Premises. Während Inhouse-Lösungen nach wie vor ihre Anhänger haben, scheinen cloudbasierte PIM-Systeme in den letzten Jahren für Unternehmen als zuverlässige, risikoarme und sorgenfreie Alternative immer attraktiver zu werden. Um herauszufinden, welche Einsatzform für Ihr Unternehmen besser geeignet ist, sollten Sie beide Optionen analysieren.
Für manche Unternehmen ist der Kauf einer On-Prem PIM-Plattform und das Hosting in Eigenregie die beste Option, insbesondere wenn sie über eine umfangreiche bestehende Hardware-Infrastruktur verfügen, einen internen IT-Support aufgebaut haben oder mit äußerst sensiblen Daten und komplexen rechtlichen Anforderungen umgehen müssen. Für andere Unternehmen macht eine SaaS-basierte PIM-Lösung viel mehr Sinn, mit Vorteilen wie der schnellen Bereitstellung und Wartungsfreiheit einer produktiven Umgebung, deutlich geringeren Vorlaufkosten und der flexiblen Skalierbarkeit.
Unabhängig davon, ob Sie Ihre PIM-Reise gerade erst beginnen oder einen Wechsel von einem Altsystem in die Cloud in Erwägung ziehen, sollten Sie immer Ihre Geschäftsziele im Auge behalten. Was wollen Sie erreichen und wie schnell wollen Sie es erreichen? Was sind Ihre Prioritäten? Im Folgenden stellen wir Ihnen sieben Parameter vor, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können, welche PIM-Variante das Richtige für Sie ist.
Was ist ein On-Premises PIM?
On-Premises oder kurz On-Prem bedeutet "vor Ort" – die Software wird unter einer Lizenz gekauft und in der Serverlandschaft des Kunden gehostet. Der Installationsprozess wird vom Anbieter bzw. einem Implementierungspartner vor Ort durchgeführt. Für Unternehmen bedeutet das zumeist, dass sie für den Betrieb und die Wartung einer solchen Inhouse-Technologie Fachpersonal zur laufenden Administration und Wartung einstellen beziehungsweise schulen müssen.
Was ist ein SaaS PIM?
Ein SaaS- oder Software as a Service-PIM-System ist im Rahmen eines Abonnementmodells in einer cloudbasierten Umgebung verfügbar. Es kann jederzeit per Fernzugriff aktualisiert werden, so dass stets die neueste und effizienteste Version verwendet wird - ohne dass der Abonnent selbst eingreifen muss. Je nach Abonnementmodell wird unbegrenzter Speicherplatz angeboten, sowie diverse Funktionalitäten freigeschalten.
Sieben Parameter für die richtige PIM-Entscheidung
1. Kosteneffizienz
Laut Gartner belaufen sich die Ausgaben für On-Premises Software 13 Mal höher als die für Software as a Service. In der Regel wird für SaaS ein bestimmter Betrag pro Monat in Rechnung gestellt, während bei On-Prem im Voraus in Software und Hardware investiert werden muss. Abgesehen von den mit der Softwarelizenzierung verbundenen Kosten, gibt es noch eine Reihe von versteckten Kosten für die Implementierung, kundenindividuelle Anpassung und Wartung von On-Prem PIM-Systemen. Je nach Umfang ihrer internen Systeme variieren die Kosten für die Einstellung und Schulung von IT-Fachpersonal – ganz zu schweigen von den Kosten für regelmäßige Updates, die sich im Laufe der Jahre aufsummieren.
Bei SaaS fallen wenig bis gar keine Infrastrukturkosten oder Lizenzgebühren an – das gibt Ihnen langfristige Planungssicherheit. Außerdem sind die Wartungskosten deutlich geringer, da die Cloud-Umgebung zentral vom PIM-Anbieter verwaltet wird. Mit einem Cloud-basierten PIM können Sie mit niedrigen Einstiegskosten klein anfangen und mit wachsenden Anforderungen skalieren. Auch wenn die SaaS-Kosten mit Ihren geschäftlichen Anforderungen steigen, können Sie die Plattform problemlos nach oben und unten skalieren und sie mit verfügbaren Integrationen und Konnektoren erweitern. Auf diese Weise zahlen Sie nur für das, was Sie tatsächlich nutzen.
2. Sicherheit
Der Datenschutz ist eine der größten Sorgen eines jeden Unternehmens, wenn es sich für ein PIM-System entscheidet. Entgegen der landläufigen Meinung ist die Speicherung Ihrer Daten in SaaS-Anwendungen nicht risikoreicher als die Speicherung vor Ort. Tatsächlich haben 94 % der Unternehmen nach der Einführung von Cloud-Computing-Diensten eine deutliche Verbesserung der Sicherheit festgestellt. Bei der Verwendung von Cloud-basierten PIM-Lösungen liegt die Verantwortung für die Datensicherheit direkt beim Cloud-Anbieter, der die Standards der International Organization for Standardization (ISO) erfüllen und Sicherheitszertifizierungen vorweisen muss. Die Speicherung von Produktdaten in der Cloud bedeutet auch, dass sie immer mehrfach gesichert sind und kompromittierte Informationen leicht wiederhergestellt werden können.
Unternehmen, die Inhouse-PIM-Lösungen bevorzugen, tragen die volle Verantwortung für die Wahrung der Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit ihrer Daten. Der Aufwand ist beträchtlich, und die Kosten sind nicht vollständig kontrollierbar. Die Hardware-Anforderungen müssen erfüllt und Updates regelmäßig installiert werden. Zudem ist die interne IT-Abteilung für die Datensicherung und Wartung der Programme zuständig. Obgleich es bei beiden Einsatzformen zu Datenpannen kommen kann, muss Ihre PIM-Lösung unbedingt die vollständige Sicherheit Ihrer Produktdaten gewährleisten.
3. Zugänglichkeit
Bei einem On-Prem-PIM-System sollten Ihre Mitarbeiter entweder vor Ort sein oder Sie müssen Remote-Optionen einrichten. Sollte Ihr PIM-System ausfallen, ist Ihr IT-Team möglicherweise nicht in der Lage, das Problem umgehend zu lösen. Das schränkt wiederum die Möglichkeiten ein, Produktinformationen innerhalb der regulären Arbeitszeiten zu aktualisieren. Zudem bergen die heute weit verbreiteten hybriden Arbeitsvereinbarungen eine weitere Herausforderung für die Verwaltung eines solchen Systems. Kosten für zusätzliche Server, Netzwerk- oder Carrier-Dienste müssen hierbei berücksichtigt werden, was wiederum zu einer erhöhten finanziellen Belastung und betrieblichen Komplexität führt.
Die Herausforderungen, die sich beim Remote-Zugriff auf eine Inhouse-Lösung stellen (VPN, Firewall, Intranet, usw.), entfallen beim Arbeiten in der Cloud-Umgebung. Eine Internetverbindung und ein Browser sind in der Regel alles, was Mitarbeiter mit den erforderlichen Zugangsberechtigungen benötigen, um sich in die Anwendung einzuloggen und damit zu arbeiten. So kann rund um die Uhr der Zugriff gewährleistet werden – ideale Voraussetzungen für die internationale Ausweitung Ihres Geschäfts. In der Praxis ermöglicht ein cloudbasiertes PIM eine bessere Zugänglichkeit und Verfügbarkeit von Produktdaten in Einklang mit den festgelegten Sicherheitsrichtlinien. Zudem können räumlich verteilte Teams in Echtzeit zusammenarbeiten.
4. Ressourceneffizienz
Als Unternehmen wollen Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen. Die Bereitstellung der IT-Infrastruktur für eine On-Premises-Lösung und regelmäßige Migrationsaufwände binden jedoch finanzielle Ressourcen und internes Personal - was indirekt zu unkalkulierbaren Kosten führt. Die zusätzlichen Ressourcen beeinträchtigen letztlich die Fokussierung auf das Kerngeschäft. Infolgedessen wird Energie in Bereiche gesteckt, die nicht zum Wachstum beitragen, und einer möglichen Expansion im Weg stehen.
Mit SaaS hingegen können Sie schnell eine produktive PIM-Lösung einführen, um Ihr Produkt-Portfolio effektiv zu verwalten, Ihre Produkte schneller auf den Markt zu bringen und gleichzeitig Geld und Personalressourcen einzusparen. Das initiale Setup nimmt nur einen Bruchteil der Zeit einer typischen Implementierung in Anspruch, was die Time-to-Value beschleunigt. Darüber hinaus sind meist Features und vorkonfigurierte Templates verfügbar, die die Übernahme von Daten und Prozessen in das System erleichtern. Ein PIM auf SaaS-Basis verkürzt somit die Zeitspanne, die es braucht, bis Produktinformationen für die Verteilung über verschiedene Kanäle bereitstehen.
5. Flexibilität
Theoretisch könnte jedes Unternehmen aus der Cloud betrieben werden, allerdings wird dabei die Tatsache ignoriert, dass viele Unternehmen im Laufe der Zeit ihre Kerntechnologien aufgebaut haben. Dabei handelt es sich um sorgfältig kalibrierte Inhouse-Systeme, mit denen Unternehmen geschäftskritische Aufgaben durchführen können - z. B. Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM). Dies gilt insbesondere für Marken, die zahlreiche Prozesse von der Entwicklung und Herstellung bis hin zum Verkauf über verschiedene Kanäle abwickeln.
Für solche Unternehmen bedeutet das, dass jede Änderung, die sich auf die Kerntechnologie auswirkt, sorgfältig geplant werden muss. Die gute Nachricht ist: SaaS ist flexibel genug, um auch komplexen betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden. Unternehmen können also Kerntechnologien entweder vollständig ersetzen oder, was wahrscheinlicher ist, sie bei Bedarf durch SaaS-Angebote ergänzen. Darüber hinaus können Unternehmen mit einem Cloud-basierten PIM flexibel Marktchancen nutzen, ohne auf interne IT-Unterstützung angewiesen zu sein. Denkbare Szenarien sind z. B. die Einführung saisonaler Werbeaktionen oder der Abverkauf von Überbeständen durch Rabatte.
6. Mitarbeiterzufriedenheit
In dem Maße, in dem hybride Arbeitsformen zunehmen und die Mitarbeiter nicht mehr so stark an einem festen Standort arbeiten, suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, die Arbeit ihrer Mitarbeiter so effizient wie möglich zu gestalten. Tatsächlich planen 48 % der Personal- und IT-Führungskräfte, in Technologien zu investieren, die zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Modellen, bei denen ein eigenes IT-Team für die Verwaltung und Wartung des Systems erforderlich ist, sind die meisten cloudbasierten PIM-Lösungen einfach zu bedienen. Sie wurden speziell für Händler, Hersteller, E-Commerce-Spezialisten, Produktmanager, Vertriebs- und Marketingteams entwickelt.
Mit einer SaaS-PIM-Lösung können Mitarbeiter Routineaufgaben automatisieren, um sich anderen, ebenso wichtigen Aufgaben widmen zu können. Indem sie ihnen lokale Unabhängigkeit über den Anreicherungsprozess und direkten Zugriff auf die Daten und Assets geben, die sie für ihre Aufgaben benötigen, kann das Team effizienter arbeiten und gleichzeitig die Qualität Ihrer Produktinformationen verbessern. So können alle Benutzer leichter auf dem aktuellen Stand bleiben und Ihrem Geschäftserfolg zuarbeiten.
7. Skalierbarkeit
Gegen den Einsatz von On-Prem PIM-Systemen spricht vor allem, dass die Skalierbarkeit vergleichsweise eingeschränkt ist, wenn sich Geschäftsanforderungen ändern. Im Vergleich zum herkömmlichen Modell lässt sich ein Cloud-basiertes PIM problemlos mit dem Unternehmen skalieren. Es ist nicht mehr nötig, weitere Server oder Software zu kaufen. Dies ist vor allem im E-Commerce von Vorteil, wo Marken oft klein anfangen und schrittweise expandieren wollen.
Statt zusätzliche Serverkapazitäten anzuschaffen oder zusätzliche IT-Spezialisten zu beschäftigen, können Unternehmen ihr SaaS-PIM mit einem einfachen Upgrade an wachsende Geschäftsanforderungen anpassen - und das zu einem monatlichen Festpreis. Dies macht es einfacher, den Speicherplatz zu erweitern, neue Nutzer hinzuzufügen oder neue Funktionen zu integrieren. Eine erfolgreiche Herangehensweise von Markenherstellern besteht darin, mit nur einer Untermarke oder Produktlinie innerhalb des Unternehmens zu starten und dann die gewonnenen Erkenntnisse auf andere Marken und Sortimente zu übertragen.
Wie Unternehmen von einem cloudbasierten PIM profitieren
Ein praktisches Beispiel: Ein Sportartikelhersteller entscheidet sich für die Einführung einer zentralen PIM-Lösung, um seine Produktinhalte und digitalen Assets zu konsolidieren. Anfänglich wird das PIM/DAM-System lokal implementiert, um kundenspezifische Anpassungen innerhalb der Umgebung besser verwalten und einrichten zu können. Als expandierendes Unternehmen möchte das Unternehmen sein PIM nach einer Weile nun auf andere Regionen ausweiten, um die dortigen Teams zu unterstützen.
Nach reiflicher Überlegung entscheidet man sich für die Umstellung auf SaaS. Ziel ist es, die verfügbaren Ressourcen zu nutzen, um den Anwendern maximale Stabilität bei ihrer täglichen Arbeit zu bieten und die Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit und Leistung der Plattform im Vergleich zur On-Premises-Bereitstellung zu erhöhen - statt in weitere Infrastruktur, IT-Mitarbeiter und Lizenzen zu investieren.
Das Ergebnis:
- Wenig bis gar keine Abhängigkeit von der internen IT, sodass Zeit und Ressourcen eingespart werden können
- Upgrades werden per Fernzugriff mit geringer oder gar keiner Ausfallzeit durchgeführt
- Freigegebene Änderungen an Produktinformationen sind sofort für alle Niederlassungen und Kanäle verfügbar
- Basisvalidierung für die Anwenderprüfung und Durchsetzung gesetzlicher Anforderungen
- Planbare Kosten mit SaaS im Vergleich zu On-Premises, was die Budgetplanung erleichtert
- Einfacher und sicherer Zugang für Mitarbeiter von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit
Passen Sie die Technologie an Ihre geschäftlichen Anforderungen an
Die Wahl der richtigen PIM-Lösung hängt ganz von Ihren Anforderungen und Zielen ab. Bewerten Sie daher die Kosten, den Nutzen und die Risiken beider Bereitstellungsvarianten, On-Premises oder Cloud, um die für Ihren langfristigen Erfolg die beste Entscheidung zu treffen. Setzen Sie bereits eine Kerntechnologie ein und bevorzugen daher die On-Premises-Bereitstellung, sollten Sie einen Softwareanbieter wählen, der beide Optionen anbietet.
Sollten Sie in Zukunft zu SaaS wechseln, wird sich der Umstieg auf diese Weise schneller, reibungsloser und kostengünstiger gestalten als die Migration zu einem völlig neuen Anbieter. Generell sollten Sie sorgfältig abwägen, welche Anforderungen Sie hinsichtlich der Bereitstellung, Leistung, Aktualisierung, Verfügbarkeit und Technologiebasis haben. Nehmen Sie sich Zeit, diese Faktoren zu gewichten, um eine Entscheidung zu treffen, die Ihre Ziele für das Produkterlebnis und Ihre Datenmanagementstrategie unterstützen.
