Über Trox
TROX - THE ART OF HANDLING AIRTROX ist auf dem Weltmarkt führend in der Entwicklung, Herstellung und im Vertrieb von lüftungs- und klimatechnischen Systemen, Geräten und Komponenten. Auf fünf Kontinenten ist das Unternehmen mit 31 Tochtergesellschaften in mehr als 70 Ländern präsent. TROX beschäftigt weltweit rund 4.000 Mitarbeiter an 18 Produktionsstandorten und erwirtschaftete 2019 einen Umsatz von mehr als 530 Mio. Euro.
1951 gegründet, hat sich TROX weltweit einen Namen für die Entwicklung von Lösungen gemacht, die auf die Bedürfnisse seiner Kunden, vor allem Architekten, Planer und Bauunternehmer, zugeschnitten sind. TROX glaubt an die Maximierung der Energieeffizienz. Gleichzeitig minimiert die Technologie von TROX den Aufwand für Planung und Konstruktion bei der Installation der Produkte und Systeme. Es ist ein Ansatz, der Nachhaltigkeit und das Wohlbefinden von Mensch und Umwelt in den Vordergrund stellt.
Die Herausforderung
Bis 2017 nutzte TROX ein PIM-System, das viel zu komplex, nicht benutzerfreundlich und flexibel genug war. Dennoch wurde die Lösung für die Pflege von rund 600 Produkten genutzt, die in bis zu jeweils zwei Milliarden Varianten weltweit verfügbar waren. Hinzu kam, dass TROX über 79.000 digitale Assets verwaltete und seine Produktinhalte in 17 Sprachen lokalisierte
TROX setzte auf ein kleines Team von Dokumentationsmanagern, die mit Hilfe mehrerer Systeme die Lokalisierung manuell durchführten und die Datenqualität überprüften, um den Datenfluss zu verwalten. Dieser Ansatz war ineffizient, unzuverlässig, fehleranfällig, zeitaufwändig und kostspielig. Es bestand ein ständiges Risiko, dass Termine nicht eingehalten und Produkteinführungen verzögert wurden, was wiederum ein Risiko für den Erfolg des Unternehmens darstellte.
Diese Ineffizienzen verdeutlichten den Bedarf an einer moderneren, flexibleren und robusteren Lösung. Das Unternehmen erkannte, dass die Ablösung des PIM-Systems die Gelegenheit bot, den Ansatz sowie die internen Prozesse in diesem Zusammenhang zu überdenken.
Die Anforderungen
Nach der Entscheidung, das alte PIM-System abzulösen, stellte TROX schon früh fest, dass die Benutzerfreundlichkeit ein Schlüsselfaktor bei der Auswahl eines neuen Technologieanbieters war. TROX legte Wert darauf, dass eine Vielzahl von Benutzern, die in Niederlassungen weltweit verteilt sind, problemlos auf das System zugreifen und parallel arbeiten können.
Zusätzlich suchte TROX nach einer Lösung, die diese Anforderungen erfüllen sollte:
- Skalierbarkeit
- Optimierung der technischen Dokumentation und anderer interner Prozesse
- Zentrale Quelle für Produktdatenmanagement
- Anreicherung von Produktdaten und digitalen Assets
- Automatisiertes Übersetzungsmanagement
- Integrierte Erstellung von Assets wie Produktdatenblätter, Preislisten, Webseiten sowie Zertifikaten und Produktkonfigurationen
- Abbilden komplexer Tabellenstrukturen
Die Implementierung
TROX wählte Contentserv in einem neunmonatigen intensiven Prozess aus. Das Unternehmen bewertete zunächst elf verschiedene Anbieter, von denen es vier in die Endauswahl schafften.
Da das ältere PIM-System abgekündigt wurde, hatte zunächst nur ein kleiner Kreis von Anwendern in der TROX-Zentrale in Deutschland Zugriff auf das neue System. Allerdings wurden recht bald Benutzer und Rollen eingerichtet, um die Lösung für die globale, unternehmensweite Nutzung in mehreren Geschäfts-bereichen und Abteilungen vorzubereiten.
Mit Contentserv war TROX in der Lage, ein System zu etablieren, mit dem komplexe Produkte mit vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten verwaltet werden konnten. Auch digitale Assets wurden zu diesem Zeitpunkt mit der flexiblen DAM-Komponente von Contentserv in das System integriert und getaggt. Darüber hinaus wurde die Lösung so konfiguriert, dass Produktdatenblätter und Preislisten mit der flexiblen Smart-Document-Funktionalität von Contentserv erstellt werden können.
Eine weitere wesentliche Phase der Implementierung umfasste die erfolgreiche Etablierung von internationalen Workflows für mehrere Sprachen zur Automatisierung der Übersetzungsprozesse.
Ergebnisse, die zählen
Laut Klaus Pochert, Manager Documentation bei TROX, können nun fast 400 Anwender auf exakte Produktinformationen zugreifen. Interne Prozesse wie Aufgaben für Korrekturen und Datenpflege werden nun durch automatisierte Workflows optimiert.
Mit der Einführung von Contentserv hat sich die betriebliche Effizienz bei TROX enorm gesteigert. Neben der verbesserten Benutzerfreundlichkeit und dem Zugriff auf qualitativ hochwertige Produktdaten für mehr Anwender, hat der elegante Übersetzungsprozess mit Contentserv dazu geführt, dass TROX bei der Verteilung von Produktinformationen innerhalb des Konzerns und seiner Tochtergesellschaften weltweit effizienter wurde. Dies wiederum bedeutet, dass TROX seine Produkte schneller auf den Markt bringen und damit höhere Umsätze erzielen kann.
Mit Blick auf die Zukunft hat der Erfolg von Contentserv die Aufmerksamkeit anderer Abteilungen innerhalb von TROX geweckt, die alle beginnen, Wege zu finden, das System zu nutzen. Marketing und Personalabteilung nutzen die Digital Asset Management (DAM)-Komponente von Contentserv. Das Vertriebsteam nutzt das System aufgrund seiner Datentransformationsmöglichkeiten, insbesondere im Umgang mit Austauschformaten - ein Beweis dafür, dass ein effizientes, flexibles und benutzerfreundliches PIM-System seine eigenen Befürworter gewinnt.
„Heute können wir alles von unserer deutschen Zentrale aus und über alle Abteilungen, die das System nutzen, wie IT, Produktmanagement und Dokumentation, mit Contentserv effizient steuern."
Klaus Pochert, Manager Documentation, TROX GmbH
