Was unterscheidet eigentlich ECM, PIM, DAM und DMS?

Enterprise Content Management (ECM)

Mit einer ECM-Lösung können Unternehmen unstrukturierte geschäftskritische Dokumente wie Rechnungen und Kontoauszüge speichern, verwalten und verteilen.

Anwendungsbereiche im ECM

• Hersteller für Helikopter
  
  Ein weltweit führender Hersteller für Helikopter musste große Dokumente konsolidieren und formatieren und auf einfache Weise sein 800-seitiges Wartungsprotokoll für Hubschrauber erstellen. Da die Daten in fast 400 verschiedenen Instanzen und Systemen gespeichert werden, schien es unmöglich, Informationen in einem einzigen Dokument zu protokollieren und zusammenzustellen – bis eine ECM-Lösung verwendet wurde.
  

• Telefongesellschaft
  
  Eine Telefongesellschaft wollte das Kundenerlebnis mit ihrer Telefonrechnung verbessern. Sie setzte eine ECM-Lösung ein, um Informationen wie Nutzung (SMS und Telefonanrufe), Profil (persönliche Daten), Marketing (Treuepunkte) und rechtliche Informationen zu konsolidieren und zu gestalten. Mit einer ECM-Lösung konnte die Telefongesellschaft die an die Kunden gesendeten Informationen individuell anpassen und so eine Plattform schaffen, auf der sie ihre Produkte vorstellen oder bewerben konnte, während sie gleichzeitig den benötigten Einblick in die Konsumgewohnheiten der Kunden erhält.

Product Information Management (PIM) and Digital Asset Managenet (DAM)

Mit einer PIM-Lösung können Unternehmen alle produktbezogenen Informationen zentralisieren, verwalten und effizient über alle Kanäle verteilen.

Unternehmen verfügen in der Regel über Mengen an technischen und marketingbezogenen Produktdaten, die in unterschiedlichen Formaten vorliegen und in mehreren Repositories gespeichert sind. Durch die Funktion der Datenmodellierung einer PIM-Lösung können alle Produktdaten standardisiert und ihre Eigenschaften und Zusammensetzung organisiert und kategorisiert werden. Produktdaten können dann in einem einzigen zentralen Repository zusammengefasst werden, sodass genaue Produktdaten innerhalb und außerhalb des Unternehmens verteilt werden können.

Anwendungsbereich im PIM & DAM

• Die Lebensmittelindustrie
  
  Die stark regulierte Lebensmittelindustrie hat komplexe Anforderungen an Produktinformationen, bei denen Marken die Chemie, Zusammensetzung und Inhaltsstoffe des Artikels angeben müssen. Diese müssen auch internationalen oder lokalen Märkten zur Verfügung stehen. Durch die Funktion der Datenmodellierung des PIM können Marken Klassifizierungen und Kategorien erstellen und gleichzeitig die Genauigkeit und Relevanz der Produktinformationen sicherstellen. Wenn sie in mehreren Ländern vertreten sind, können Marken Inhalte automatisch übersetzen und lokalisieren, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.

Eine DAM-Lösung hingegen ermöglicht es Marken, das Speichern und Managen digitaler Ressourcen wie Bilder, Videos usw. zu zentralisieren, so dass Kreativ- und Marketingteams auf einfache Weise digitale Assets suchen, anreichern und verteilen können.

Das zentrale Repository hilft, Prozesse zu verbessern und die kreative Zusammenarbeit bei Werbekampagnen und anderen Marketingaktivitäten zu beschleunigen.

PIM und DAM sind komplementäre Lösungen, die häufig zusammen verwendet werden. Alle Produktinformationen, die Marken im PIM verwalten und anreichern, können problemlos mit den digitalen Inhalten im DAM verknüpft werden.

Document Management System (DMS)

Mit einem DMS können Unternehmen elektronische Dokumente und Bilder speichern, verwalten und nachverfolgen. Dabei handelt es sich um eine Lösung, die die Digitalisierung von Dokumenten beschleunigt und archaische Prozesse effektiv beendet sowie die Einhaltung rechtlicher Vorschriften sicherstellt. Eine zeitgemäße Lösung für Europa, denn die Regierungen verlangen, dass Organisationen aus Sicherheitsgründen rechtliche und sensible Dokumente (z. B. Verträge, Gehaltsabrechnungen usw.) über eine DMS-Lösung senden. Ein DMS ist häufig mit elektronischen Signaturen oder Zertifizierungen verbunden.

Anwendungsbereich im DMS

• Digitale Sicherheit
  
  E-Mails gelten heute als „immaterielle“ Beweise. Sie können jedoch geändert oder gefälscht werden. Ein DMS kann dieses Problem durch gesicherten Austausch und Verwaltung der Dokumentversionen lösen. Gehaltsabrechnungen können entmaterialisiert und elektronisch gespeichert werden.
• Steuerwesen
  
  Das französische Steuersystem ermöglicht es Unternehmen, Dokumente zu entmaterialisieren, solange sie auf zahlreiche Einschränkungen wie die Archivierung an bestimmten Orten stoßen. Mit DMS können Unternehmen Dokumente digitalisieren und rechtliche Einschränkungen durch Compliance lösen.

Wo die vier Lösungen zusammenlaufen?

ECM befasst sich mit Transaktionsdaten, PIM und DAM kümmern sich um Produktdaten und DMS digitalisiert und sichert Dokumente. Alle fördern einzelne Repositories und bieten die Möglichkeit, Daten zu zentralisieren, zu verwalten, zu schützen und zu verteilen. Sie können Unternehmen dabei helfen, Produktivität, Effizienz und Datenqualität zu steigern, was zu einer kürzeren Time-to-Market führt. Darüber hinaus tragen sie dazu bei, Kosten und Vorlaufzeiten zu reduzieren und vereinfachen das Einhalten von Zertifizierungen und Vorschriften.